§ 1 Geltungsbereich und Vertragspartner

1. Diese Nutzungsbedingungen gelten für alle Verträge über die Nutzung von FinoAI, einer Erweiterung für die Programme Chrome und Edge mit dazugehöriger Internetseite (im Folgenden zusammen „FinoAI“), zwischen dem Anbieter (im Folgenden „wir“) und dem Kunden.
2. Anbieter und Vertragspartner des Kunden ist:

   Name und Anschrift des Anbieters nennt die Seite „Hilfe und Kontakt“.

3. FinoAI richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, an juristische Personen des öffentlichen Rechts und an öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Verträge mit Verbrauchern im Sinne des § 13 BGB schließen wir nicht. Mit der Registrierung bestätigt der Kunde, in Ausübung seiner gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit zu handeln.
4. Es gelten ausschließlich diese Nutzungsbedingungen. Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Bedingungen des Kunden werden nur Vertragsbestandteil, wenn wir ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zugestimmt haben. Das gilt auch dann, wenn wir in Kenntnis solcher Bedingungen Leistungen vorbehaltlos erbringen.
5. Individuelle Vereinbarungen mit dem Kunden gehen diesen Nutzungsbedingungen vor. Für ihren Inhalt ist eine Vereinbarung oder unsere Bestätigung in Textform maßgeblich.

§ 2 Begriffe

1. Konto ist der Zugang des Kunden zu FinoAI, der durch E-Mail-Adresse und Passwort oder durch die Anmeldung über Google oder Apple geschützt ist.
2. Erweiterung ist das Programm FinoAI, das der Kunde in Chrome oder Edge einrichtet und das in seinem Auftrag in seinem Lexware Office arbeitet.
3. FinoAI-Seite ist die Internetseite unter app.finoai.de, auf der der Kunde Vorschläge prüft, freigibt und sein Konto verwaltet.
4. Lexware Office ist das Buchhaltungsprogramm der Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, für das der Kunde einen eigenen Vertrag mit diesem Unternehmen unterhält.
5. Beleg ist jeder Ein- oder Ausgangsbeleg, den Lexware Office dem Kunden unter „Zu prüfen“ anzeigt. Umsatz ist jede Bankbewegung, die Lexware Office dem Kunden anzeigt.
6. Vorschlag ist die von FinoAI erzeugte Angabe, welcher Kategorie (Konto), welchem Steuersatz und welcher Zahlung ein Beleg oder Umsatz zuzuordnen ist, einschließlich der dazu angezeigten Einstufung der Sicherheit.
7. Freigabe ist die Erklärung des Kunden auf der FinoAI-Seite, dass ein Vorschlag in Lexware Office gebucht werden soll. Buchung ist die anschließende Eintragung in Lexware Office durch die Erweiterung.
8. Gebuchter Beleg ist ein Beleg, den FinoAI nach Freigabe des Kunden erfolgreich in Lexware Office gebucht hat. Jeder Beleg zählt nur einmal.

§ 3 Leistungen von FinoAI

1. FinoAI unterstützt den Kunden bei der vorbereitenden Buchführung in Lexware Office. Im Einzelnen
   • liest FinoAI die Belege unter „Zu prüfen“, die offenen Umsätze und die dazu von Lexware Office angezeigten Angaben im Lexware Office des Kunden,
   • erzeugt FinoAI Vorschläge für Kategorie, Steuersatz und Zuordnung von Zahlung und Beleg und stuft sie nach ihrer Sicherheit ein,
   • bucht FinoAI die vom Kunden freigegebenen Vorschläge in Lexware Office und zeigt das Ergebnis jeder Buchung an,
   • zeigt FinoAI dem Kunden eine Übersicht der offenen Posten und der gebuchten Belege.
2. FinoAI arbeitet ausschließlich innerhalb der Sitzung, in der der Kunde selbst bei Lexware Office angemeldet ist. Die Zugangsdaten des Kunden zu Lexware Office erhalten und speichern wir nicht.
3. Ohne Freigabe des Kunden nimmt FinoAI keine Buchung vor. Der Kunde kann einen laufenden Buchungslauf jederzeit anhalten oder beenden.
4. Der genaue Funktionsumfang ergibt sich aus der Beschreibung auf finoai.de und auf der FinoAI-Seite zum Zeitpunkt der Nutzung. Eine bestimmte Quote richtiger Vorschläge, eine bestimmte Bearbeitungszeit oder ein bestimmter wirtschaftlicher Erfolg sind nicht geschuldet. Angaben zu Einsparungen an Arbeitszeit sind Schätzungen.
5. Voraussetzung für die Nutzung sind ein eigenes Konto des Kunden bei Lexware Office, eine aktuelle Fassung von Chrome oder Edge auf einem Computer und eine Verbindung zum Internet. Die Beschaffung und Unterhaltung dieser Voraussetzungen ist Sache des Kunden.
6. FinoAI ist ein eigenständiges Angebot. Es ist kein Produkt der Haufe-Lexware GmbH & Co. KG und wird von ihr weder betrieben noch geprüft oder unterstützt.

§ 4 Keine Steuerberatung, keine Rechtsdienstleistung

1. FinoAI ist ein technisches Hilfsmittel. Wir erbringen keine Hilfeleistung in Steuersachen im Sinne des § 1 StBerG und keine Rechtsdienstleistung im Sinne des § 2 RDG. Keine Steuerberatung und keine Rechtsdienstleistung.
2. Die Vorschläge beruhen auf den vom Kunden gemachten Angaben zu seinem Betrieb und auf dem Inhalt der gelesenen Belege und Umsätze. Sie stellen keine Auskunft über die steuerliche oder handelsrechtliche Behandlung eines Einzelfalls dar.
3. Die Verantwortung für die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung, für die Einhaltung der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten (insbesondere §§ 238 ff. HGB, §§ 140 ff. AO und die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) sowie für Steuererklärungen und Voranmeldungen bleibt beim Kunden.
4. Wir empfehlen, die Buchführung regelmäßig durch einen Angehörigen der steuerberatenden Berufe prüfen zu lassen.

§ 5 Registrierung und Konto

1. Die Nutzung von FinoAI setzt die Einrichtung eines Kontos voraus. Der Vertrag über die Nutzung kommt zustande, sobald der Kunde die Registrierung abgeschlossen und wir das Konto freigeschaltet haben. Bei der Registrierung mit E-Mail-Adresse und Passwort erfolgt die Freischaltung, sobald der Kunde den an seine Adresse gesandten Bestätigungscode eingegeben hat.
2. Die bei der Registrierung und im Konto abgefragten Angaben sind vollständig und wahrheitsgemäß zu machen und bei Änderungen unverzüglich zu berichtigen. Das gilt insbesondere für Firma, Anschrift, Rechtsform, umsatzsteuerliche Stellung und die Angaben für die Rechnung.
3. Wer ein Konto für ein Unternehmen einrichtet, versichert, dazu berechtigt zu sein.
4. Der Kunde hält sein Passwort geheim, wählt ein Passwort, das er nicht an anderer Stelle verwendet, und schützt die Geräte, auf denen die Erweiterung eingerichtet ist, vor dem Zugriff Unbefugter. Hat der Kunde Anhaltspunkte dafür, dass Dritte Kenntnis von seinen Zugangsdaten erlangt haben, ändert er das Passwort unverzüglich und unterrichtet uns.
5. Handlungen, die über das Konto des Kunden vorgenommen werden, werden dem Kunden zugerechnet, es sei denn, er hat den Missbrauch nicht zu vertreten.
6. Ein Anspruch auf Abschluss eines Vertrags besteht nicht. Wir können die Registrierung ohne Angabe von Gründen ablehnen.

§ 6 Testphase

1. Jeder neue Kunde kann FinoAI einmalig unentgeltlich testen. Die Testphase dauert 14 Tage ab der Freischaltung des Kontos und umfasst bis zu 20 gebuchte Belege. Sie endet, sobald eine der beiden Grenzen erreicht ist.
2. Die Testphase geht nicht von selbst in einen entgeltlichen Vertrag über. Nach ihrem Ende kann der Kunde FinoAI nur weiter nutzen, wenn er einen Tarif wählt und ein Zahlungsmittel hinterlegt.
3. Für die unentgeltliche Testphase haften wir nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit sowie bei arglistig verschwiegenen Mängeln (§§ 599, 600 BGB entsprechend). § 15 Abs. 1 bleibt unberührt.
4. Die wiederholte Inanspruchnahme der Testphase durch dasselbe Unternehmen, auch unter anderer E-Mail-Adresse, ist nicht gestattet.

§ 7 Tarife, Preise und Zahlung

1. Der Kunde wählt einen Tarif. Jeder Tarif umfasst eine bestimmte Zahl gebuchter Belege je Abrechnungsmonat:

   Tarif	Gebuchte Belege je Monat	Preis je Monat	Jeder weitere Beleg
   Solo	bis 20	19 €	1,00 €
   Start	bis 60	49 €	1,00 €
   Betrieb	bis 150	99 €	1,00 €
   Profi	bis 400	199 €	0,50 €

2. Berechnet werden nur gebuchte Belege im Sinne des § 2 Abs. 8. Belege, die FinoAI gelesen, aber nicht gebucht hat, und Vorschläge, die der Kunde ablehnt, zählen nicht.
3. Überschreitet der Kunde in einem Abrechnungsmonat die Zahl der im Tarif enthaltenen Belege, berechnen wir für jeden weiteren gebuchten Beleg den in Abs. 1 genannten Betrag. Die Gesamtvergütung eines Abrechnungsmonats übersteigt dabei nicht den Monatspreis des nächsthöheren Tarifs; im Tarif Profi gilt diese Grenze nicht.
4. Alle Preise verstehen sich in Euro zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer, soweit sie anfällt.
5. Der Monatspreis ist jeweils im Voraus für den Abrechnungsmonat fällig, das Entgelt für weitere Belege nach Ablauf des Abrechnungsmonats. Der Abrechnungsmonat beginnt mit dem Tag, an dem der entgeltliche Tarif beginnt.
6. Die Zahlung erfolgt über den Zahlungsdienstleister Stripe mit den dort angebotenen Zahlungsmitteln. Der Kunde ermächtigt uns, fällige Beträge über das hinterlegte Zahlungsmittel einzuziehen. Rechnungen stellen wir in elektronischer Form im Konto bereit.
7. Schlägt ein Einzug fehl oder gerät der Kunde auf andere Weise in Zahlungsverzug, können wir die gesetzlichen Verzugszinsen und die Pauschale nach § 288 Abs. 5 BGB verlangen und den Zugang nach § 17 sperren. Kosten einer vom Kunden zu vertretenden Rücklastschrift trägt der Kunde.
8. Der Kunde kann den Tarif im Konto wechseln. Der Wechsel wird sofort wirksam. Den Unterschied zwischen den Monatspreisen rechnen wir für den Rest des laufenden Abrechnungsmonats zeitanteilig ab; ein Guthaben verrechnen wir mit der nächsten Rechnung.
9. Wir können die Preise mit Wirkung für künftige Abrechnungsmonate ändern, um Veränderungen unserer Kosten Rechnung zu tragen. Eine Änderung kündigen wir mindestens sechs Wochen vor ihrem Wirksamwerden in Textform an. Der Kunde kann den Vertrag bis zum Wirksamwerden der Änderung kündigen; darauf weisen wir in der Ankündigung hin.
10. Der Kunde kann nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen aufrechnen. Ein Zurückbehaltungsrecht steht ihm nur wegen Gegenansprüchen aus diesem Vertrag zu.

§ 8 Laufzeit und Kündigung

1. Der Vertrag läuft auf unbestimmte Zeit.
2. Der Kunde kann den Vertrag jederzeit zum Ende des laufenden Abrechnungsmonats kündigen. Die Kündigung erfolgt im Konto unter „Kündigung“ oder durch Erklärung in Textform. Bis zum Ende des Abrechnungsmonats bleibt der Zugang bestehen. Bereits gezahlte Entgelte für den laufenden Abrechnungsmonat erstatten wir nicht.
3. Wir können den Vertrag mit einer Frist von vier Wochen zum Ende eines Abrechnungsmonats kündigen.
4. Das Recht beider Seiten zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für uns insbesondere vor, wenn der Kunde mit der Zahlung von zwei Monatspreisen in Verzug ist, schuldhaft gegen wesentliche Pflichten aus diesen Bedingungen verstößt oder FinoAI zu rechtswidrigen Zwecken nutzt.
5. Löscht der Kunde sein Konto, gilt das als Kündigung zum Zeitpunkt der Löschung. Eine laufende Abrechnung über Stripe beenden wir in diesem Fall sofort.
6. Mit dem Ende des Vertrags endet das Recht zur Nutzung von FinoAI. Die in Lexware Office vorgenommenen Buchungen bleiben dort bestehen; sie sind Daten des Kunden bei Lexware Office. Zur Löschung der bei uns gespeicherten Daten gilt die Vereinbarung über die Auftragsverarbeitung.

§ 9 Pflichten des Kunden

1. Der Kunde prüft jeden Vorschlag, bevor er ihn freigibt. Mit der Freigabe macht er sich den Vorschlag zu eigen. Das gilt auch, wenn der Kunde mehrere Vorschläge gemeinsam freigibt oder Vorschläge einer Sicherheitsstufe vorausgewählt übernimmt.
2. Der Kunde prüft das Ergebnis der Buchungen in angemessenen Abständen in Lexware Office, mindestens vor jeder Umsatzsteuer-Voranmeldung und vor jedem Abschluss, und teilt uns erkannte Fehler unverzüglich mit.
3. Der Kunde macht die Angaben zu seinem Betrieb (insbesondere Branche, Rechtsform, umsatzsteuerliche Stellung, Mitarbeiter, Fahrzeuge) zutreffend und hält sie aktuell. Unzutreffende Angaben können zu unzutreffenden Vorschlägen führen.
4. Der Kunde sorgt dafür, dass er zur Verarbeitung der in seinen Belegen und Umsätzen enthaltenen Daten berechtigt ist und dass die Nutzung von FinoAI mit seinen Vereinbarungen mit Dritten, insbesondere mit dem Anbieter von Lexware Office und mit seinem Kreditinstitut, vereinbar ist.
5. Der Kunde bewahrt seine Belege nach den gesetzlichen Vorschriften selbst auf. FinoAI ist kein Archiv. Der Kunde sichert seine Daten in Lexware Office in dem dort vorgesehenen Umfang.
6. Der Kunde unterlässt es,
   • FinoAI für fremde Unternehmen zu nutzen, ohne dazu von ihnen berechtigt zu sein,
   • den Zugang Dritten zu überlassen, die nicht für ihn tätig sind,
   • Schutzvorkehrungen zu umgehen, FinoAI automatisiert auszulesen oder über das übliche Maß hinaus zu belasten,
   • FinoAI zu nutzen, um ein mit FinoAI im Wettbewerb stehendes Angebot zu entwickeln,
   • rechtswidrige Inhalte zu verarbeiten.
7. Der Kunde wirkt bei der Klärung von Störungen im zumutbaren Umfang mit, insbesondere durch die Beschreibung der Umstände und die Übermittlung der angezeigten Meldungen.

§ 10 Automatisch erzeugte Vorschläge

1. Die Vorschläge werden mit Verfahren der maschinellen Texterkennung und der künstlichen Intelligenz erzeugt. Solche Verfahren können Angaben eines Belegs unzutreffend lesen, einen Beleg einer unzutreffenden Kategorie oder einem unzutreffenden Steuersatz zuordnen oder eine Zahlung einem falschen Beleg zuordnen.
2. Die angezeigte Einstufung der Sicherheit ist eine Einschätzung des Verfahrens. Sie ist keine Zusicherung und keine Garantie für die Richtigkeit des Vorschlags.
3. FinoAI trifft keine Entscheidung mit rechtlicher Wirkung für den Kunden. Über jede Buchung entscheidet der Kunde durch seine Freigabe.
4. Zur Verbesserung der Vorschläge für den Betrieb des Kunden speichern wir, was Lexware Office zu einem Beleg angezeigt hat, was FinoAI vorgeschlagen hat, was der Kunde entschieden hat und wie die Buchung ausgegangen ist. Die Daten eines Kunden verwenden wir nicht für Vorschläge, die wir weiteren Kunden machen.

§ 11 Nutzungsrechte

1. Wir räumen dem Kunden für die Dauer des Vertrags das einfache, nicht ausschließliche, nicht übertragbare und nicht unterlizenzierbare Recht ein, FinoAI für eigene betriebliche Zwecke bestimmungsgemäß zu nutzen.
2. Steuerberater, Buchhalter und vergleichbare Dienstleister dürfen FinoAI für die Buchführung ihrer Mandanten nutzen, wenn sie von dem jeweiligen Mandanten zum Zugriff auf dessen Lexware Office berechtigt sind.
3. Der Kunde darf FinoAI nicht vervielfältigen, verbreiten, öffentlich zugänglich machen, bearbeiten oder zurückentwickeln, soweit das nicht nach §§ 69d, 69e UrhG zwingend erlaubt ist. Urheber- und sonstige Schutzvermerke dürfen nicht entfernt werden.
4. Alle Rechte an FinoAI, an den zugrunde liegenden Verfahren, an Marken und Kennzeichen verbleiben bei uns oder unseren Lizenzgebern. Die Inhalte des Kunden bleiben dessen Inhalte. Der Kunde räumt uns die Rechte ein, die erforderlich sind, um die Leistungen nach diesem Vertrag zu erbringen.
5. Hinweise und Anregungen des Kunden zu FinoAI dürfen wir ohne Vergütung und ohne Namensnennung für die Weiterentwicklung verwenden.

§ 12 Verfügbarkeit und Änderungen der Leistung

1. Wir bemühen uns um eine möglichst unterbrechungsfreie Verfügbarkeit von FinoAI. Eine bestimmte Verfügbarkeit ist nicht geschuldet. Zeiten, in denen FinoAI wegen Wartung, wegen technischer Störungen außerhalb unseres Einflussbereichs oder wegen höherer Gewalt nicht erreichbar ist, begründen keine Ansprüche des Kunden. Planbare Wartungen legen wir nach Möglichkeit in nutzungsarme Zeiten.
2. FinoAI arbeitet auf der Oberfläche von Lexware Office. Ändert der Anbieter von Lexware Office diese Oberfläche, seine Funktionen oder seine Nutzungsbedingungen, können einzelne Funktionen von FinoAI vorübergehend oder dauerhaft eingeschränkt sein. Wir passen FinoAI in angemessener Zeit an, soweit das technisch möglich und wirtschaftlich zumutbar ist. Erkennt FinoAI eine unerwartete Anzeige in Lexware Office, bricht es den betroffenen Schritt ab, statt ihn auszuführen.
3. Wir entwickeln FinoAI laufend weiter und können Funktionen ändern, erweitern oder einstellen, soweit das dem Kunden unter Berücksichtigung unserer Interessen zumutbar ist. Über wesentliche Einschränkungen des Funktionsumfangs unterrichten wir den Kunden rechtzeitig; ihm steht in diesem Fall ein Recht zur außerordentlichen Kündigung zum Zeitpunkt der Änderung zu.
4. Neue Fassungen der Erweiterung werden über die Bezugsquelle der Erweiterung verteilt. Die Nutzung von FinoAI kann die Verwendung der jeweils aktuellen Fassung voraussetzen.

§ 13 Dienste Dritter

1. Für Lexware Office, für die Anmeldung über Google oder Apple und für die Zahlung über Stripe gelten die Bedingungen des jeweiligen Anbieters. Diese Dienste sind nicht Teil unserer Leistung. Für ihre Verfügbarkeit und ihre Inhalte stehen wir nicht ein.
2. Zur Erbringung unserer Leistungen setzen wir Unterauftragnehmer ein, insbesondere für den Betrieb der technischen Infrastruktur und für das Lesen der Belege mit einem Dienst der künstlichen Intelligenz. Einzelheiten regelt die Vereinbarung über die Auftragsverarbeitung.

§ 14 Mängel

1. Wir erhalten FinoAI während der Vertragslaufzeit in einem zum vertragsgemäßen Gebrauch geeigneten Zustand. Ein Mangel liegt nicht schon darin, dass ein einzelner Vorschlag unzutreffend ist (§ 10).
2. Der Kunde zeigt Mängel unverzüglich in Textform an und beschreibt sie so genau, wie es ihm möglich ist. Wir beseitigen Mängel innerhalb angemessener Zeit.
3. Die verschuldensunabhängige Haftung für bei Vertragsschluss vorhandene Mängel (§ 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB) ist ausgeschlossen.
4. Eine Minderung des Entgelts kann der Kunde nicht durch Abzug von den laufenden Zahlungen durchsetzen. Sein Anspruch auf Rückzahlung zu viel gezahlter Beträge bleibt unberührt.
5. Ansprüche wegen Mängeln verjähren in zwölf Monaten. Das gilt nicht in den Fällen des § 15 Abs. 1.

§ 15 Haftung

1. Wir haften unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit, nach dem Produkthaftungsgesetz und im Umfang einer von uns übernommenen Garantie.
2. Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer Pflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf (wesentliche Vertragspflicht), ist unsere Haftung auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt.
3. Als vorhersehbarer, vertragstypischer Schaden im Sinne des Abs. 2 gilt je Schadensfall höchstens der Betrag, den der Kunde in den zwölf Monaten vor dem schädigenden Ereignis als Vergütung an uns gezahlt hat, mindestens jedoch 500 €.
4. Im Übrigen ist unsere Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen.
5. Wir haften insbesondere nicht für Nachteile, die darauf beruhen, dass der Kunde einen Vorschlag ohne eigene Prüfung freigegeben hat, dass seine Angaben zum Betrieb unzutreffend waren oder dass er die Prüfung nach § 9 Abs. 2 unterlassen hat. Das gilt auch für Steuernachforderungen, Zinsen, Verspätungs- und Säumniszuschläge sowie für die Kosten einer Berichtigung der Buchführung. Abs. 1 bleibt unberührt.
6. Für den Verlust von Daten haften wir nach Maßgabe der vorstehenden Absätze nur in dem Umfang, der auch bei ordnungsgemäßer Sicherung der Daten durch den Kunden eingetreten wäre.
7. Soweit unsere Haftung ausgeschlossen oder beschränkt ist, gilt das auch für die persönliche Haftung unserer gesetzlichen Vertreter, Mitarbeiter und Erfüllungsgehilfen.
8. Ansprüche des Kunden auf Schadensersatz verjähren in zwölf Monaten ab dem gesetzlichen Beginn der Verjährung. Das gilt nicht in den Fällen des Abs. 1.
9. Die Haftung nach den Vorschriften des Datenschutzrechts gegenüber betroffenen Personen bleibt unberührt.

§ 16 Freistellung

1. Der Kunde stellt uns von Ansprüchen Dritter frei, die darauf beruhen, dass der Kunde FinoAI rechtswidrig oder vertragswidrig genutzt hat oder dass von ihm verarbeitete Inhalte Rechte Dritter verletzen. Das gilt nicht, soweit der Kunde die Rechtsverletzung nicht zu vertreten hat.
2. Die Freistellung umfasst die angemessenen Kosten der Rechtsverteidigung. Wir unterrichten den Kunden unverzüglich über geltend gemachte Ansprüche und geben ihm Gelegenheit zur Stellungnahme.

§ 17 Sperrung

1. Wir können den Zugang des Kunden vorübergehend sperren, wenn tatsächliche Anhaltspunkte für einen Verstoß gegen diese Bedingungen, für einen Missbrauch des Kontos oder für eine Gefährdung der Sicherheit von FinoAI vorliegen oder wenn der Kunde mit einer fälligen Zahlung in Verzug ist.
2. Wir berücksichtigen dabei die berechtigten Interessen des Kunden, unterrichten ihn über die Sperrung und ihren Grund und heben sie auf, sobald der Grund entfallen ist. Die Pflicht zur Zahlung der vereinbarten Vergütung bleibt während einer vom Kunden zu vertretenden Sperrung bestehen.

§ 18 Vertraulichkeit

1. Beide Seiten behandeln die ihnen im Zusammenhang mit dem Vertrag bekannt gewordenen vertraulichen Informationen der anderen Seite vertraulich und verwenden sie nur für die Zwecke des Vertrags. Vertraulich sind insbesondere die Belege, Umsätze und Buchungen des Kunden.
2. Die Pflicht gilt nicht für Informationen, die allgemein bekannt sind, die der empfangenden Seite ohne Pflicht zur Vertraulichkeit bekannt waren oder die sie aufgrund gesetzlicher Vorschrift oder behördlicher oder gerichtlicher Anordnung offenlegen muss.
3. Die Pflicht zur Vertraulichkeit besteht nach dem Ende des Vertrags für drei Jahre fort. Gesetzliche Verschwiegenheitspflichten des Kunden, insbesondere solche nach § 203 StGB, bleiben unberührt; der Kunde prüft in eigener Verantwortung, ob er FinoAI im Rahmen solcher Pflichten nutzen darf.

§ 19 Datenschutz

1. Soweit wir personenbezogene Daten für eigene Zwecke verarbeiten (insbesondere die Daten des Kontos und der Abrechnung), gilt unsere Datenschutzerklärung.
2. Soweit wir personenbezogene Daten aus den Belegen und Umsätzen des Kunden in dessen Auftrag verarbeiten, ist der Kunde Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung. Für diese Verarbeitung gilt der nachstehende Vertrag über die Auftragsverarbeitung. Er wird mit der Registrierung Bestandteil des Vertrags.

§ 20 Höhere Gewalt

1. Keine Seite haftet für die Nichterfüllung ihrer Pflichten, soweit sie auf Umständen beruht, die außerhalb ihres Einflussbereichs liegen und die sie bei Vertragsschluss nicht vorhersehen konnte, insbesondere Naturereignisse, behördliche Maßnahmen, Arbeitskämpfe, Ausfälle der Energieversorgung oder der Netze sowie Angriffe Dritter auf informationstechnische Systeme trotz angemessener Schutzvorkehrungen.
2. Die betroffene Seite unterrichtet die andere unverzüglich und bemüht sich, die Folgen gering zu halten.

§ 21 Änderung dieser Bedingungen

1. Wir können diese Bedingungen mit Wirkung für die Zukunft ändern, soweit das wegen einer Änderung der Rechtslage, der höchstrichterlichen Rechtsprechung, der technischen Gegebenheiten oder des Leistungsumfangs erforderlich ist und der Kunde dadurch nicht unangemessen benachteiligt wird.
2. Wir teilen dem Kunden die geänderten Bedingungen mindestens sechs Wochen vor ihrem Inkrafttreten in Textform mit. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb dieser Frist in Textform, gelten die geänderten Bedingungen als angenommen. Auf diese Folge und auf das Recht zum Widerspruch weisen wir in der Mitteilung besonders hin.
3. Widerspricht der Kunde, läuft der Vertrag zu den bisherigen Bedingungen weiter. Wir können ihn in diesem Fall mit der Frist des § 8 Abs. 3 kündigen.
4. Änderungen, die das Verhältnis von Leistung und Gegenleistung zum Nachteil des Kunden wesentlich verschieben, bedürfen der ausdrücklichen Zustimmung des Kunden. § 7 Abs. 9 bleibt unberührt.

§ 22 Schlussbestimmungen

1. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des Übereinkommens der Vereinten Nationen über Verträge über den internationalen Warenkauf.
2. Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus und im Zusammenhang mit diesem Vertrag Essen. Wir können den Kunden auch an seinem allgemeinen Gerichtsstand verklagen.
3. Vertragssprache ist Deutsch. Fassungen dieser Bedingungen in anderen Sprachen dienen nur dem Verständnis; bei Abweichungen gilt die deutsche Fassung.
4. Erklärungen, die den Vertrag betreffen, bedürfen der Textform, soweit diese Bedingungen nichts anderes bestimmen. Mitteilungen an den Kunden können wir an die im Konto hinterlegte E-Mail-Adresse richten.
5. Der Kunde kann Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag nur mit unserer Zustimmung in Textform auf Dritte übertragen. § 354a HGB bleibt unberührt. Wir können den Vertrag auf ein mit uns verbundenes Unternehmen oder auf einen Rechtsnachfolger übertragen; dem Kunden steht in diesem Fall ein Recht zur Kündigung zum Zeitpunkt der Übertragung zu.
6. Sollte eine Bestimmung dieser Bedingungen unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt die gesetzliche Regelung.
7. Wir sind nicht bereit und nicht verpflichtet, an Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen.

Präambel

Der Kunde (im Folgenden „Verantwortlicher“) nutzt FinoAI auf der Grundlage der Allgemeinen Nutzungsbedingungen (im Folgenden „Hauptvertrag“). Dabei verarbeitet der Anbieter (im Folgenden „Auftragsverarbeiter“) personenbezogene Daten, die in den Belegen und Umsätzen des Verantwortlichen enthalten sind, in dessen Auftrag. Dieser Vertrag regelt die Rechte und Pflichten beider Seiten bei dieser Verarbeitung. Er wird mit der Registrierung des Verantwortlichen geschlossen und ist Bestandteil des Hauptvertrags. Bei Widersprüchen zwischen diesem Vertrag und dem Hauptvertrag geht dieser Vertrag in Fragen des Datenschutzes vor.

§ 1 Gegenstand und Dauer

1. Gegenstand ist die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragsverarbeiter, soweit sie zur Erbringung der Leistungen nach dem Hauptvertrag erforderlich ist: das Lesen von Belegen und Umsätzen aus dem Lexware Office des Verantwortlichen, das Erzeugen von Vorschlägen, das Buchen freigegebener Vorschläge und das Führen eines Protokolls darüber.
2. Dieser Vertrag gilt für die Dauer des Hauptvertrags. Er endet, sobald der Auftragsverarbeiter alle im Auftrag verarbeiteten Daten gelöscht oder zurückgegeben hat.
3. Für die Daten des Kontos, der Abrechnung und der Nutzung der Internetseiten ist der Anbieter selbst Verantwortlicher. Diese Verarbeitung ist nicht Gegenstand dieses Vertrags; für sie gilt die Datenschutzerklärung.

§ 2 Art und Zweck der Verarbeitung, Art der Daten, betroffene Personen

1. Zweck: Unterstützung der vorbereitenden Buchführung des Verantwortlichen in Lexware Office nach Maßgabe des Hauptvertrags.
2. Art der Verarbeitung: Erheben durch Auslesen im Lexware Office des Verantwortlichen, Übermitteln an den Server des Auftragsverarbeiters, Auslesen von Text und Feldern, Abgleichen, Speichern im Protokoll, Eintragen in Lexware Office, Löschen.
3. Art der Daten:
   • Inhalte von Belegen: Namen, Firmen und Anschriften von Ausstellern und Empfängern, Rechnungs-, Kunden-, Bestell- und Vertragsnummern, Datum, Beträge, Steuersätze, Steuernummern und Umsatzsteuer-Identifikationsnummern, Bankverbindungen, Bezeichnungen der gelieferten Waren und Leistungen,
   • Inhalte von Umsätzen: Name des Zahlungsempfängers oder Zahlers, Verwendungszweck, Betrag, Datum,
   • Angaben aus Lexware Office zu Beleg und Umsatz: Kontakt, Konto, Steuersatz, Status, Zuordnungen,
   • Angaben zum Betrieb des Verantwortlichen und dessen Entscheidungen zu den Vorschlägen.
4. Betroffene Personen: Lieferanten, Kunden und sonstige Geschäftspartner des Verantwortlichen und deren Ansprechpartner; Beschäftigte des Verantwortlichen, soweit sie in Belegen oder Umsätzen genannt sind (etwa bei Lohnzahlungen oder Auslagen); der Verantwortliche selbst und seine Vertreter.
5. Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) sind nicht Gegenstand des Auftrags. Der Verantwortliche stellt sicher, dass er Belege, aus denen solche Daten hervorgehen (etwa Rechnungen über Heilbehandlungen einer bestimmten Person), nur verarbeiten lässt, wenn er dazu berechtigt ist.

§ 3 Weisungen

1. Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die Daten nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen, auch in Bezug auf die Übermittlung in ein Drittland, es sei denn, er ist nach dem Recht der Union oder eines Mitgliedstaats zu einer anderen Verarbeitung verpflichtet. In diesem Fall teilt er dem Verantwortlichen die rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das Recht eine solche Mitteilung nicht verbietet.
2. Die Weisungen des Verantwortlichen ergeben sich aus dem Hauptvertrag, aus diesem Vertrag und aus den Einstellungen und Handlungen des Verantwortlichen in FinoAI (insbesondere Zustimmung zum Lesen, Freigabe, Ablehnung, Löschung). Weitere Einzelweisungen erteilt der Verantwortliche in Textform.
3. Hält der Auftragsverarbeiter eine Weisung für rechtswidrig, weist er den Verantwortlichen unverzüglich darauf hin. Er darf die Ausführung aussetzen, bis der Verantwortliche die Weisung bestätigt oder ändert.
4. Der Auftragsverarbeiter verwendet die im Auftrag verarbeiteten Daten nicht für eigene Zwecke und nicht für Leistungen, die er weiteren Kunden erbringt.

§ 4 Pflichten des Verantwortlichen

1. Der Verantwortliche ist für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, für die Wahrung der Rechte der betroffenen Personen und für die Erfüllung seiner Informationspflichten verantwortlich.
2. Der Verantwortliche unterrichtet den Auftragsverarbeiter unverzüglich, wenn er Fehler oder Unregelmäßigkeiten bei der Verarbeitung feststellt.

§ 5 Vertraulichkeit

1. Der Auftragsverarbeiter setzt bei der Verarbeitung nur Personen ein, die zur Vertraulichkeit verpflichtet sind oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen und die mit den für sie maßgeblichen Vorschriften des Datenschutzes vertraut gemacht wurden.
2. Die Pflicht zur Vertraulichkeit besteht nach dem Ende der Tätigkeit fort.

§ 6 Sicherheit der Verarbeitung

1. Der Auftragsverarbeiter trifft die nach Art. 32 DSGVO erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen. Sie sind in Anlage 1 beschrieben.
2. Die Maßnahmen unterliegen dem technischen Fortschritt. Der Auftragsverarbeiter darf sie durch gleichwertige oder bessere Maßnahmen ersetzen. Das Schutzniveau der Anlage 1 darf dabei nicht unterschritten werden.

§ 7 Unterauftragsverarbeiter

1. Der Verantwortliche erteilt dem Auftragsverarbeiter die allgemeine Genehmigung, weitere Auftragsverarbeiter (Unterauftragsverarbeiter) einzusetzen. Die bei Abschluss dieses Vertrags eingesetzten Unterauftragsverarbeiter nennt Anlage 2; sie gelten als genehmigt.
2. Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen mindestens 30 Tage im Voraus in Textform über die beabsichtigte Hinzuziehung oder Ersetzung eines Unterauftragsverarbeiters. Der Verantwortliche kann der Änderung innerhalb von 14 Tagen nach Zugang der Mitteilung aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund widersprechen. Widerspricht er, kann der Auftragsverarbeiter die Leistung ohne den neuen Unterauftragsverarbeiter erbringen oder, wenn das nicht möglich oder nicht zumutbar ist, den Hauptvertrag zum Zeitpunkt der Änderung kündigen; dasselbe Recht steht dem Verantwortlichen zu.
3. Der Auftragsverarbeiter erlegt jedem Unterauftragsverarbeiter durch Vertrag dieselben Pflichten zum Datenschutz auf, die in diesem Vertrag festgelegt sind, insbesondere hinreichende Garantien für geeignete technische und organisatorische Maßnahmen. Kommt ein Unterauftragsverarbeiter seinen Pflichten nicht nach, haftet der Auftragsverarbeiter dem Verantwortlichen für die Einhaltung der Pflichten dieses Unterauftragsverarbeiters.
4. Keine Unterauftragsverarbeitung sind Leistungen, die der Auftragsverarbeiter als reine Nebenleistung in Anspruch nimmt, etwa Leistungen der Telekommunikation, Post und Transport, Wartung ohne Zugriff auf Daten des Verantwortlichen sowie die Entsorgung von Datenträgern.

§ 8 Übermittlung in Drittländer

1. Eine Verarbeitung außerhalb der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraums findet nur statt, soweit Anlage 2 sie ausweist oder der Verantwortliche ihr zugestimmt hat, und nur, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind.
2. Für die in Anlage 2 genannten Empfänger in den Vereinigten Staaten von Amerika beruht die Übermittlung auf dem Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission zum Datenschutzrahmen zwischen der Europäischen Union und den Vereinigten Staaten, soweit der Empfänger danach zertifiziert ist, im Übrigen auf den Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914) mit den erforderlichen zusätzlichen Maßnahmen.
3. Der Verantwortliche weist den Auftragsverarbeiter an, die Belege zum Lesen an den in Anlage 2 genannten Dienst der künstlichen Intelligenz zu übermitteln. FinoAI liest erst, nachdem der Verantwortliche dem in FinoAI zugestimmt hat. Er kann die Zustimmung jederzeit in den Einstellungen zurückziehen; danach liest FinoAI nichts mehr.

§ 9 Unterstützung des Verantwortlichen

1. Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Verantwortlichen nach Möglichkeit mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen bei der Beantwortung von Anträgen betroffener Personen nach Kapitel III der DSGVO. Wendet sich eine betroffene Person unmittelbar an den Auftragsverarbeiter, leitet er das Anliegen unverzüglich an den Verantwortlichen weiter und beantwortet es nicht selbst.
2. Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Verantwortlichen unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der ihm zur Verfügung stehenden Informationen bei der Einhaltung der Pflichten nach Art. 32 bis 36 DSGVO, insbesondere bei Datenschutz-Folgenabschätzungen und bei der vorherigen Konsultation der Aufsichtsbehörde.
3. Unterstützung, die über die gesetzlichen Pflichten des Auftragsverarbeiters hinausgeht oder durch ein Verhalten des Verantwortlichen veranlasst ist, kann der Auftragsverarbeiter nach Aufwand zu angemessenen Sätzen berechnen, wenn er darauf vorher hingewiesen hat.

§ 10 Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten

1. Der Auftragsverarbeiter meldet dem Verantwortlichen eine Verletzung des Schutzes der im Auftrag verarbeiteten Daten unverzüglich, nachdem sie ihm bekannt geworden ist, möglichst innerhalb von 48 Stunden.
2. Die Meldung enthält, soweit bekannt, die Art der Verletzung, die betroffenen Kategorien und die ungefähre Zahl der betroffenen Personen und Datensätze, die zu erwartenden Folgen und die ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen. Informationen, die noch nicht vorliegen, reicht der Auftragsverarbeiter ohne unangemessene Verzögerung nach.
3. Der Auftragsverarbeiter ergreift unverzüglich die erforderlichen Maßnahmen zur Sicherung der Daten und zur Minderung möglicher nachteiliger Folgen.

§ 11 Löschung und Rückgabe

1. Belege und ihre Abbilder speichert der Auftragsverarbeiter nur für die Dauer des Lesens. Nach dem Lesen werden sie auf seinem Server nicht aufbewahrt.
2. Das Protokoll (gelesene Felder, Vorschläge, Entscheidungen, Ergebnis der Buchung) speichert der Auftragsverarbeiter für die Dauer des Hauptvertrags. Der Verantwortliche kann es jederzeit in den Einstellungen von FinoAI („Daten löschen“) oder durch Weisung in Textform löschen lassen.
3. Nach dem Ende des Hauptvertrags löscht der Auftragsverarbeiter alle im Auftrag verarbeiteten Daten innerhalb von 30 Tagen, sofern nicht nach dem Recht der Union oder eines Mitgliedstaats eine Pflicht zur weiteren Speicherung besteht. Eine Rückgabe ist nicht erforderlich, weil die Originale beim Verantwortlichen in Lexware Office verbleiben.
4. Die Löschung bestätigt der Auftragsverarbeiter dem Verantwortlichen auf Verlangen in Textform.

§ 12 Nachweise und Überprüfungen

1. Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen auf Anfrage alle Informationen zur Verfügung, die zum Nachweis der Einhaltung der in Art. 28 DSGVO und in diesem Vertrag niedergelegten Pflichten erforderlich sind.
2. Der Verantwortliche kann die Einhaltung selbst oder durch einen zur Verschwiegenheit verpflichteten Prüfer überprüfen. Überprüfungen finden nach Ankündigung mit einer Frist von mindestens 14 Tagen, während der üblichen Geschäftszeiten, ohne unverhältnismäßige Störung des Betriebs und höchstens einmal im Kalenderjahr statt, es sei denn, es besteht ein besonderer Anlass. Der Prüfer darf nicht in einem Wettbewerbsverhältnis zum Auftragsverarbeiter stehen.
3. Der Auftragsverarbeiter kann den Nachweis auch durch aktuelle Zertifikate, Berichte oder Auszüge aus Berichten unabhängiger Stellen oder durch geeignete Selbstauskünfte erbringen, soweit sie dem Verantwortlichen eine angemessene Überprüfung ermöglichen. Für Unterauftragsverarbeiter gelten deren Nachweise.

§ 13 Haftung

1. Für die Haftung gegenüber betroffenen Personen gilt Art. 82 DSGVO.
2. Im Verhältnis zwischen den Parteien gelten die Haftungsregelungen des Hauptvertrags.

§ 14 Schlussbestimmungen

1. Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrags bedürfen der Textform. Der Auftragsverarbeiter kann diesen Vertrag unter den Voraussetzungen und in dem Verfahren ändern, die der Hauptvertrag für Änderungen der Nutzungsbedingungen vorsieht.
2. Sollten Daten des Verantwortlichen beim Auftragsverarbeiter durch Pfändung, Beschlagnahme, ein Insolvenzverfahren oder sonstige Ereignisse oder Maßnahmen Dritter gefährdet werden, unterrichtet der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen unverzüglich und weist die handelnden Stellen darauf hin, dass die Verantwortung für die Daten beim Verantwortlichen liegt.
3. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland. Für den Gerichtsstand gilt der Hauptvertrag.
4. Sollte eine Bestimmung dieses Vertrags unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.

Anlage 1: Technische und organisatorische Maßnahmen

1. Vertraulichkeit

• Zugang zu Systemen: Zugriff auf die Verwaltung der Systeme nur für namentlich bestimmte Personen, mit persönlichen Zugängen und einem zweiten Faktor, wo der Dienst das vorsieht. Zugangsschlüssel zu Diensten liegen in einem geschützten Speicher für Geheimnisse und nicht im Quelltext.
• Zugriff auf Daten: Jede Anfrage an den Server trägt eine Kennung der Einrichtung des Kunden; Aufträge und Protokolle werden je Einrichtung und Unternehmen geführt, ein Auftrag ist nur für die Einrichtung erreichbar, die ihn gestartet hat. Die Erweiterung arbeitet ausschließlich auf app.lexware.de und nimmt Anweisungen nur von der FinoAI-Seite entgegen.
• Konto des Kunden: Passwörter werden nur als Prüfwert nach einem dafür bestimmten Verfahren gespeichert, Bestätigungscodes nur als Prüfwert und für zehn Minuten. Zugangskennungen der Erweiterung werden nur als Prüfwert gespeichert. Anmeldeversuche sind je Adresse und je Anschluss begrenzt.
• Trennung: Getrennte Systeme für Anmeldung und Konto einerseits und für das Lesen der Belege andererseits. Entwicklung und Betrieb sind getrennt; Tests erfolgen mit erfundenen Daten.
• Verschlüsselung: Alle Verbindungen zwischen Erweiterung, FinoAI-Seite, Server und Unterauftragsverarbeitern sind nach dem Stand der Technik verschlüsselt (TLS). Daten in den Datenbanken des Hosters sind im Ruhezustand verschlüsselt.

2. Integrität

• Weitergabe: Belege werden nur an den Server des Auftragsverarbeiters und von dort nur an den in Anlage 2 genannten Dienst zum Lesen übermittelt. Eine Weitergabe an sonstige Dritte findet nicht statt.
• Eingabe: Jede Buchung setzt eine Freigabe des Kunden voraus. Jede Freigabe und jedes Ergebnis einer Buchung wird mit Zeitpunkt im Verlauf festgehalten. Vor jedem nicht umkehrbaren Schritt prüft die Erweiterung erneut, ob der Buchungslauf noch erlaubt ist und ob Lexware Office den erwarteten Stand zeigt; bei Abweichungen bricht sie den Schritt ab.
• Änderungen an der Software: Jede Änderung wird in einer Versionsverwaltung nachvollziehbar festgehalten und vor der Veröffentlichung automatisch geprüft.

3. Verfügbarkeit und Belastbarkeit

• Betrieb der Internetseiten, der Anmeldung und der Datenbanken bei einem Hoster mit verteilter Infrastruktur und Schutz gegen Überlastungsangriffe.
• Sicherungen der Datenbank des Kontos vor jeder Änderung ihres Aufbaus.
• Die Originale der Belege und alle Buchungen liegen beim Kunden in Lexware Office; ein Ausfall von FinoAI führt nicht zum Verlust dieser Daten.

4. Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung

• Datensparsamkeit durch Voreinstellung: Belege werden nach dem Lesen nicht aufbewahrt; im Gerät des Kunden werden keine Abbilder von Belegen gespeichert; der Verlauf im Gerät wird nach 90 Tagen gelöscht.
• Auswahl der Unterauftragsverarbeiter nach ihren Garantien zum Datenschutz, Abschluss der erforderlichen Verträge, regelmäßige Durchsicht ihrer Nachweise.
• Verfahren für den Umgang mit Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten und mit Anträgen betroffener Personen.
• Regelmäßige Überprüfung und Anpassung dieser Maßnahmen.

Anlage 2: Unterauftragsverarbeiter

Der Zahlungsdienstleister und die Anbieter der Anmeldung über Google und Apple verarbeiten keine Daten aus Belegen und Umsätzen. Sie sind keine Unterauftragsverarbeiter im Sinne dieses Vertrags; Angaben zu ihnen enthält die Datenschutzerklärung.

§ 1 Scope and contracting party

1. These terms of use apply to all contracts on the use of FinoAI, an extension for the programs Chrome and Edge with a website that belongs to it (together “FinoAI”), between the provider (“we”) and the customer.
2. The provider and the customer's contracting party is:

   The provider's name and address are given on the page “Help and contact”.

3. FinoAI is offered only to entrepreneurs within the meaning of § 14 of the German Civil Code (BGB), to legal persons under public law and to special funds under public law. We do not conclude contracts with consumers within the meaning of § 13 BGB. By registering, the customer confirms that it acts in the course of its trade, business or profession.
4. Only these terms of use apply. Terms of the customer that differ from, conflict with or add to them become part of the contract only if we have expressly agreed to them in text form. This also applies where we provide services without reservation while knowing such terms.
5. Individual agreements with the customer take precedence over these terms of use. Their content is governed by an agreement or our confirmation in text form.

§ 2 Definitions

1. Account is the customer's access to FinoAI, protected by an email address and password or by sign-in with Google or Apple.
2. Extension is the FinoAI program that the customer sets up in Chrome or Edge and that works in the customer's Lexware Office on the customer's behalf.
3. FinoAI page is the website at app.finoai.de where the customer checks and approves proposals and manages the account.
4. Lexware Office is the bookkeeping program of Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, for which the customer holds its own contract with that company.
5. Document is any incoming or outgoing voucher that Lexware Office shows the customer under “Zu prüfen”. Bank line is any bank movement that Lexware Office shows the customer.
6. Proposal is the statement generated by FinoAI of the category (account), the VAT rate and the payment to which a document or bank line is to be assigned, together with the confidence rating shown for it.
7. Approval is the customer's declaration on the FinoAI page that a proposal is to be booked in Lexware Office. Booking is the entry then made in Lexware Office by the extension.
8. Booked document is a document that FinoAI has successfully booked in Lexware Office after the customer's approval. Each document counts only once.

§ 3 Services of FinoAI

1. FinoAI supports the customer in preparatory bookkeeping in Lexware Office. In particular, FinoAI
   • reads the documents under “Zu prüfen”, the open bank lines and the information Lexware Office shows for them in the customer's Lexware Office,
   • generates proposals for the category, the VAT rate and the matching of payment and document, and rates their confidence,
   • books the proposals approved by the customer in Lexware Office and shows the result of each booking,
   • shows the customer an overview of open items and booked documents.
2. FinoAI works only within the session in which the customer is signed in to Lexware Office. We do not receive or store the customer's access data for Lexware Office.
3. FinoAI makes no booking without the customer's approval. The customer can pause or stop a running series of bookings at any time.
4. The exact range of functions follows from the description on finoai.de and on the FinoAI page at the time of use. We do not owe a particular share of correct proposals, a particular processing time or a particular economic result. Figures on working time saved are estimates.
5. Use requires the customer's own Lexware Office account, a current version of Chrome or Edge on a computer and an internet connection. Obtaining and maintaining these is the customer's responsibility.
6. FinoAI is an independent offer. It is not a product of Haufe-Lexware GmbH & Co. KG and is not operated, checked or supported by that company.

§ 4 No tax advice, no legal services

1. FinoAI is a technical aid. We provide no assistance in tax matters within the meaning of § 1 of the German Tax Advisory Act (StBerG) and no legal services within the meaning of § 2 of the German Legal Services Act (RDG).
2. The proposals are based on the information the customer gave about its business and on the content of the documents and bank lines read. They are not a statement on how an individual case is to be treated under tax or commercial law.
3. The customer remains responsible for proper bookkeeping, for compliance with record-keeping and retention duties (in particular §§ 238 et seq. of the German Commercial Code, §§ 140 et seq. of the German Fiscal Code and the principles for the proper keeping and retention of books, records and documents in electronic form) and for tax returns and advance returns.
4. We recommend having the bookkeeping checked regularly by a member of the tax advisory professions.

§ 5 Registration and account

1. Using FinoAI requires an account. The contract of use is concluded as soon as the customer has completed registration and we have activated the account. On registration with an email address and password, activation takes place once the customer has entered the confirmation code sent to its address.
2. The information requested at registration and in the account must be complete and true and must be corrected without delay when it changes. This applies in particular to the company name, address, legal form, VAT status and invoice details.
3. Anyone who sets up an account for a company warrants that they are entitled to do so.
4. The customer keeps its password secret, chooses a password it uses nowhere else, and protects the devices on which the extension is set up against access by unauthorised persons. If the customer has reason to believe that third parties have learned its access data, it changes the password without delay and informs us.
5. Actions taken through the customer's account are attributed to the customer unless the customer is not responsible for the misuse.
6. There is no entitlement to a contract. We may refuse registration without giving reasons.

§ 6 Trial

1. Every new customer may test FinoAI once free of charge. The trial lasts 14 days from activation of the account and covers up to 20 booked documents. It ends as soon as one of the two limits is reached.
2. The trial does not turn into a paid contract by itself. After it ends, the customer can continue to use FinoAI only by choosing a plan and adding a means of payment.
3. For the free trial we are liable only for intent and gross negligence and for defects we fraudulently concealed (§§ 599, 600 BGB applied accordingly). § 15(1) remains unaffected.
4. Repeated use of the trial by the same company, including under another email address, is not permitted.

§ 7 Plans, prices and payment

1. The customer chooses a plan. Each plan includes a set number of booked documents per billing month:

   Plan	Booked documents per month	Price per month	Each further document
   Solo	up to 20	19 €	1,00 €
   Start	up to 60	49 €	1,00 €
   Business	up to 150	99 €	1,00 €
   Pro	up to 400	199 €	0,50 €

2. Only booked documents within the meaning of § 2(8) are charged. Documents that FinoAI read but did not book, and proposals the customer rejects, do not count.
3. If the customer exceeds the number of documents included in the plan in a billing month, we charge the amount named in paragraph 1 for each further booked document. The total fee for a billing month does not exceed the monthly price of the next higher plan; this cap does not apply in the Pro plan.
4. All prices are in euros plus statutory value added tax where it applies.
5. The monthly price is due in advance for the billing month, the fee for further documents after the billing month has ended. The billing month starts on the day the paid plan starts.
6. Payment is made through the payment provider Stripe with the means of payment offered there. The customer authorises us to collect amounts due through the means of payment on file. We provide invoices in electronic form in the account.
7. If a collection fails or the customer is otherwise in default of payment, we may charge statutory default interest and the lump sum under § 288(5) BGB and suspend access under § 17. The customer bears the costs of a returned debit for which it is responsible.
8. The customer can change the plan in the account. The change takes effect at once. We settle the difference between the monthly prices pro rata for the rest of the current billing month; a credit is set off against the next invoice.
9. We may change the prices with effect for future billing months to reflect changes in our costs. We announce a change in text form at least six weeks before it takes effect. The customer may terminate the contract until the change takes effect; we point this out in the announcement.
10. The customer may set off only claims that are undisputed or have been finally established by a court. It has a right of retention only for counterclaims arising from this contract.

§ 8 Term and termination

1. The contract runs for an indefinite period.
2. The customer may terminate the contract at any time with effect from the end of the current billing month. Termination is declared in the account under “Cancellation” or in text form. Access remains until the end of the billing month. Fees already paid for the current billing month are not refunded.
3. We may terminate the contract with four weeks' notice to the end of a billing month.
4. The right of both parties to terminate for good cause without notice remains unaffected. Good cause for us exists in particular if the customer is in default with the payment of two monthly prices, culpably breaches material duties under these terms, or uses FinoAI for unlawful purposes.
5. If the customer deletes its account, this counts as termination at the time of deletion. In that case we end a running Stripe subscription at once.
6. When the contract ends, the right to use FinoAI ends. Bookings made in Lexware Office remain there; they are the customer's data at Lexware Office. The data processing agreement governs the deletion of data stored with us.

§ 9 Duties of the customer

1. The customer checks every proposal before approving it. By approving, the customer adopts the proposal as its own. This also applies when the customer approves several proposals together or accepts proposals of one confidence level that were preselected.
2. The customer checks the result of the bookings in Lexware Office at reasonable intervals, at least before every advance VAT return and before every closing of accounts, and reports errors it notices to us without delay.
3. The customer gives correct information about its business (in particular line of business, legal form, VAT status, employees, vehicles) and keeps it up to date. Incorrect information can lead to incorrect proposals.
4. The customer makes sure that it is entitled to process the data contained in its documents and bank lines and that the use of FinoAI is compatible with its agreements with third parties, in particular with the provider of Lexware Office and with its bank.
5. The customer keeps its documents itself as the law requires. FinoAI is not an archive. The customer backs up its data in Lexware Office to the extent provided for there.
6. The customer must not
   • use FinoAI for other companies without being authorised by them,
   • pass access on to third parties who do not work for it,
   • circumvent protective measures, read FinoAI out by automated means or load it beyond the usual extent,
   • use FinoAI to develop an offer that competes with FinoAI,
   • process unlawful content.
7. The customer cooperates to a reasonable extent in clearing up faults, in particular by describing the circumstances and passing on the messages shown.

§ 10 Automatically generated proposals

1. The proposals are generated with methods of machine text recognition and artificial intelligence. Such methods can misread details of a document, assign a document to an incorrect category or VAT rate, or match a payment to the wrong document.
2. The confidence rating shown is an assessment made by the method. It is neither an assurance nor a guarantee that the proposal is correct.
3. FinoAI takes no decision with legal effect for the customer. The customer decides on every booking by approving it.
4. To improve the proposals for the customer's business, we store what Lexware Office showed for a document, what FinoAI proposed, what the customer decided and how the booking ended. We do not use one customer's data for proposals we make to further customers.

§ 11 Rights of use

1. For the term of the contract we grant the customer the simple, non-exclusive, non-transferable and non-sublicensable right to use FinoAI as intended for its own business purposes.
2. Tax advisers, bookkeepers and comparable service providers may use FinoAI for their clients' bookkeeping if the client concerned has authorised them to access its Lexware Office.
3. The customer may not copy, distribute, make publicly available, modify or reverse engineer FinoAI, except where §§ 69d, 69e of the German Copyright Act mandatorily allow it. Copyright and other proprietary notices may not be removed.
4. All rights in FinoAI, in the underlying methods and in trademarks and signs remain with us or our licensors. The customer's content remains the customer's. The customer grants us the rights needed to provide the services under this contract.
5. We may use the customer's comments and suggestions about FinoAI for further development without payment and without naming the customer.

§ 12 Availability and changes to the service

1. We endeavour to keep FinoAI available with as few interruptions as possible. We do not owe a particular availability. Times when FinoAI cannot be reached because of maintenance, technical faults outside our sphere of influence or force majeure give rise to no claims of the customer. Where possible we schedule planned maintenance at times of low use.
2. FinoAI works on the interface of Lexware Office. If the provider of Lexware Office changes that interface, its functions or its terms of use, individual functions of FinoAI may be restricted temporarily or permanently. We adapt FinoAI within a reasonable time as far as this is technically possible and economically reasonable. If FinoAI detects an unexpected display in Lexware Office, it aborts the step concerned instead of carrying it out.
3. We keep developing FinoAI and may change, extend or discontinue functions as far as this is reasonable for the customer, taking our interests into account. We inform the customer in good time about material restrictions of the range of functions; in that case the customer has a right to terminate without notice as of the time of the change.
4. New versions of the extension are distributed through the source from which the extension was obtained. Use of FinoAI may require the current version.

§ 13 Third-party services

1. Lexware Office, sign-in with Google or Apple and payment through Stripe are subject to the terms of the respective provider. These services are not part of our service. We do not answer for their availability or content.
2. To provide our services we use sub-processors, in particular for running the technical infrastructure and for reading the documents with an artificial intelligence service. Details are set out in the data processing agreement.

§ 14 Defects

1. During the term of the contract we keep FinoAI in a condition suitable for use in accordance with the contract. A single incorrect proposal is not in itself a defect (§ 10).
2. The customer reports defects without delay in text form and describes them as precisely as it can. We remedy defects within a reasonable time.
3. Strict liability for defects present when the contract was concluded (§ 536a(1) alternative 1 BGB) is excluded.
4. The customer cannot enforce a reduction of the fee by deducting it from current payments. Its claim to repayment of amounts overpaid remains unaffected.
5. Claims for defects become time-barred after twelve months. This does not apply in the cases of § 15(1).

§ 15 Liability

1. We are liable without limitation for damage from injury to life, body or health, for intent and gross negligence, under the German Product Liability Act and to the extent of a guarantee we have given.
2. In the event of a slightly negligent breach of a duty whose fulfilment makes the proper performance of the contract possible in the first place and on whose observance the customer may regularly rely (material contractual duty), our liability is limited to the foreseeable damage typical of the contract at the time it was concluded.
3. The foreseeable damage typical of the contract within the meaning of paragraph 2 is, per event of damage, at most the amount the customer paid us as fees in the twelve months before the damaging event, but at least 500 €.
4. Otherwise our liability for slight negligence is excluded.
5. In particular, we are not liable for disadvantages that arise because the customer approved a proposal without checking it, because its information about the business was incorrect, or because it omitted the check under § 9(2). This also applies to additional tax claims, interest, late-filing and late-payment surcharges and the costs of correcting the bookkeeping. Paragraph 1 remains unaffected.
6. For loss of data we are liable under the paragraphs above only to the extent that would have occurred had the customer backed up its data properly.
7. Where our liability is excluded or limited, this also applies to the personal liability of our legal representatives, employees and persons we use to perform our duties.
8. The customer's claims for damages become time-barred twelve months after the statutory start of the limitation period. This does not apply in the cases of paragraph 1.
9. Liability to data subjects under data protection law remains unaffected.

§ 16 Indemnity

1. The customer indemnifies us against third-party claims based on the customer having used FinoAI unlawfully or in breach of contract, or on content it processed infringing third-party rights. This does not apply where the customer is not responsible for the infringement.
2. The indemnity covers the reasonable costs of legal defence. We inform the customer without delay of claims made and give it the opportunity to comment.

§ 17 Suspension

1. We may suspend the customer's access temporarily where there are factual indications of a breach of these terms, of misuse of the account or of a threat to the security of FinoAI, or where the customer is in default with a payment due.
2. In doing so we take the customer's legitimate interests into account, inform it of the suspension and its reason, and lift it as soon as the reason has ceased to exist. The duty to pay the agreed fee continues during a suspension for which the customer is responsible.

§ 18 Confidentiality

1. Both parties treat the other party's confidential information that becomes known to them in connection with the contract as confidential and use it only for the purposes of the contract. The customer's documents, bank lines and bookings in particular are confidential.
2. The duty does not apply to information that is generally known, that was known to the receiving party without a duty of confidentiality, or that it must disclose under a statutory provision or an order of an authority or court.
3. The duty of confidentiality continues for three years after the contract ends. Statutory secrecy duties of the customer, in particular under § 203 of the German Criminal Code, remain unaffected; the customer checks on its own responsibility whether it may use FinoAI within such duties.

§ 19 Data protection

1. Where we process personal data for our own purposes (in particular account and billing data), our privacy policy applies.
2. Where we process personal data from the customer's documents and bank lines on its behalf, the customer is the controller within the meaning of the General Data Protection Regulation. The data processing agreement below applies to that processing. It becomes part of the contract on registration.

§ 20 Force majeure

1. Neither party is liable for failure to perform its duties as far as this is due to circumstances outside its sphere of influence that it could not foresee when the contract was concluded, in particular natural events, official measures, industrial disputes, failures of the energy supply or of networks, and attacks by third parties on information technology systems despite appropriate protective measures.
2. The party affected informs the other without delay and endeavours to keep the consequences small.

§ 21 Changes to these terms

1. We may change these terms with effect for the future as far as this is necessary because of a change in the law, in the case law of the highest courts, in technical circumstances or in the scope of services, and the customer is not unreasonably disadvantaged by it.
2. We send the customer the changed terms in text form at least six weeks before they come into force. If the customer does not object in text form within that period, the changed terms are deemed accepted. We specifically point out this consequence and the right to object in the notice.
3. If the customer objects, the contract continues on the previous terms. In that case we may terminate it with the notice period of § 8(3).
4. Changes that materially shift the relationship between service and consideration to the customer's disadvantage require the customer's express consent. § 7(9) remains unaffected.

§ 22 Final provisions

1. The law of the Federal Republic of Germany applies, excluding the United Nations Convention on Contracts for the International Sale of Goods.
2. If the customer is a merchant, a legal person under public law or a special fund under public law, the exclusive place of jurisdiction for all disputes arising from and in connection with this contract is Essen. We may also sue the customer at its general place of jurisdiction.
3. The language of the contract is German. Versions of these terms in other languages serve only for understanding; in the event of differences the German version applies.
4. Declarations concerning the contract require text form unless these terms provide otherwise. We may address notices to the customer to the email address stored in the account.
5. The customer may transfer rights and duties under this contract to third parties only with our consent in text form. § 354a of the German Commercial Code remains unaffected. We may transfer the contract to a company affiliated with us or to a legal successor; in that case the customer has a right to terminate as of the time of the transfer.
6. Should a provision of these terms be or become invalid or unenforceable, the validity of the remaining provisions is not affected. The statutory provision takes the place of the invalid one.
7. We are neither willing nor obliged to take part in dispute resolution proceedings before a consumer arbitration board.

Preamble

The customer (“controller”) uses FinoAI on the basis of the general terms of use (“main contract”). In doing so, the provider (“processor”) processes personal data contained in the controller's documents and bank lines on the controller's behalf. This agreement governs the rights and duties of both parties in that processing. It is concluded on the controller's registration and is part of the main contract. In the event of conflict between this agreement and the main contract, this agreement prevails in matters of data protection.

§ 1 Subject matter and duration

1. The subject matter is the processing of personal data by the processor as far as it is necessary to provide the services under the main contract: reading documents and bank lines from the controller's Lexware Office, generating proposals, booking approved proposals and keeping a record of this.
2. This agreement applies for the term of the main contract. It ends as soon as the processor has deleted or returned all data processed on behalf of the controller.
3. For the data of the account, of billing and of the use of the websites the provider is itself the controller. That processing is not the subject of this agreement; the privacy policy applies to it.

§ 2 Nature and purpose of processing, types of data, data subjects

1. Purpose: supporting the controller's preparatory bookkeeping in Lexware Office as set out in the main contract.
2. Nature of processing: collection by reading out in the controller's Lexware Office, transmission to the processor's server, reading of text and fields, matching, storage in the record, entry in Lexware Office, deletion.
3. Types of data:
   • contents of documents: names, company names and addresses of issuers and recipients, invoice, customer, order and contract numbers, date, amounts, VAT rates, tax numbers and VAT identification numbers, bank details, descriptions of the goods and services supplied,
   • contents of bank lines: name of the payee or payer, payment reference, amount, date,
   • information from Lexware Office on document and bank line: contact, account, VAT rate, status, assignments,
   • information about the controller's business and its decisions on the proposals.
4. Data subjects: suppliers, customers and other business partners of the controller and their contact persons; employees of the controller as far as they are named in documents or bank lines (for example in wage payments or expenses); the controller itself and its representatives.
5. Special categories of personal data (Art. 9 GDPR) are not the subject of the processing. The controller makes sure that it has documents revealing such data (for example invoices for the medical treatment of a particular person) processed only if it is entitled to do so.

§ 3 Instructions

1. The processor processes the data only on documented instructions from the controller, including with regard to transfers to a third country, unless it is required to process otherwise by Union or Member State law. In that case it informs the controller of the legal requirement before processing, unless the law prohibits such information.
2. The controller's instructions follow from the main contract, from this agreement and from the controller's settings and actions in FinoAI (in particular consent to reading, approval, rejection, deletion). The controller gives further individual instructions in text form.
3. If the processor considers an instruction unlawful, it points this out to the controller without delay. It may suspend carrying out the instruction until the controller confirms or changes it.
4. The processor does not use the data processed on behalf of the controller for its own purposes or for services it provides to further customers.

§ 4 Duties of the controller

1. The controller is responsible for the lawfulness of the processing, for safeguarding the rights of data subjects and for meeting its information duties.
2. The controller informs the processor without delay if it finds errors or irregularities in the processing.

§ 5 Confidentiality

1. For the processing, the processor uses only persons who are bound to confidentiality or are under an appropriate statutory duty of secrecy and who have been made familiar with the data protection provisions relevant to them.
2. The duty of confidentiality continues after their work has ended.

§ 6 Security of processing

1. The processor takes the technical and organisational measures required under Art. 32 GDPR. They are described in Annex 1.
2. The measures are subject to technical progress. The processor may replace them with equivalent or better measures. The level of protection of Annex 1 must not be undercut.

§ 7 Sub-processors

1. The controller gives the processor general authorisation to engage further processors (sub-processors). The sub-processors engaged when this agreement is concluded are named in Annex 2; they are deemed approved.
2. The processor informs the controller in text form at least 30 days in advance of the intended addition or replacement of a sub-processor. The controller may object to the change within 14 days of receiving the notice for an important reason relating to data protection. If it objects, the processor may provide the service without the new sub-processor or, if that is not possible or not reasonable, terminate the main contract as of the time of the change; the controller has the same right.
3. The processor imposes on every sub-processor by contract the same data protection duties as are set out in this agreement, in particular sufficient guarantees of appropriate technical and organisational measures. If a sub-processor fails to meet its duties, the processor is liable to the controller for the performance of that sub-processor's duties.
4. Services the processor uses as a purely ancillary service are not sub-processing, for example telecommunications, post and transport, maintenance without access to the controller's data, and the disposal of data carriers.

§ 8 Transfers to third countries

1. Processing outside the European Union and the European Economic Area takes place only as far as Annex 2 shows it or the controller has agreed to it, and only if the requirements of Art. 44 et seq. GDPR are met.
2. For the recipients in the United States of America named in Annex 2, the transfer is based on the European Commission's adequacy decision on the EU–US Data Privacy Framework where the recipient is certified under it, and otherwise on the European Commission's Standard Contractual Clauses (Implementing Decision (EU) 2021/914) with the necessary supplementary measures.
3. The controller instructs the processor to transmit the documents for reading to the artificial intelligence service named in Annex 2. FinoAI reads only after the controller has agreed to this in FinoAI. The controller can withdraw the consent in the settings at any time; FinoAI then reads nothing more.

§ 9 Assistance to the controller

1. The processor assists the controller, as far as possible, with appropriate technical and organisational measures in answering requests from data subjects under Chapter III GDPR. If a data subject contacts the processor directly, the processor passes the request on to the controller without delay and does not answer it itself.
2. Taking into account the nature of the processing and the information available to it, the processor assists the controller in complying with the duties under Art. 32 to 36 GDPR, in particular in data protection impact assessments and prior consultation of the supervisory authority.
3. The processor may charge at reasonable rates for assistance that goes beyond its statutory duties or is caused by the controller's conduct, if it has pointed this out beforehand.

§ 10 Personal data breaches

1. The processor notifies the controller of a breach of the protection of the data processed on its behalf without delay after becoming aware of it, if possible within 48 hours.
2. The notification contains, as far as known, the nature of the breach, the categories concerned and the approximate number of data subjects and records concerned, the consequences to be expected and the measures taken or proposed. The processor supplies information not yet available without undue delay.
3. The processor takes the necessary measures without delay to secure the data and to reduce possible adverse consequences.

§ 11 Deletion and return

1. The processor stores documents and their images only for as long as they are being read. After reading they are not kept on its server.
2. The processor stores the record (fields read, proposals, decisions, result of the booking) for the term of the main contract. The controller can have it deleted at any time in FinoAI's settings (“Delete data”) or by an instruction in text form.
3. After the main contract ends, the processor deletes all data processed on behalf of the controller within 30 days, unless Union or Member State law requires further storage. A return is not necessary because the originals remain with the controller in Lexware Office.
4. On request the processor confirms the deletion to the controller in text form.

§ 12 Evidence and audits

1. On request the processor makes available to the controller all information necessary to demonstrate compliance with the duties laid down in Art. 28 GDPR and in this agreement.
2. The controller may check compliance itself or through an auditor bound to secrecy. Audits take place after at least 14 days' notice, during usual business hours, without disproportionate disruption of operations and at most once per calendar year, unless there is a particular reason. The auditor must not be a competitor of the processor.
3. The processor may also provide evidence through current certificates, reports or extracts from reports of independent bodies or through suitable self-declarations, as far as they allow the controller a reasonable check. For sub-processors, their own evidence applies.

§ 13 Liability

1. Art. 82 GDPR applies to liability towards data subjects.
2. Between the parties, the liability provisions of the main contract apply.

§ 14 Final provisions

1. Changes and additions to this agreement require text form. The processor may change this agreement under the conditions and by the procedure that the main contract provides for changes to the terms of use.
2. Should the controller's data at the processor be endangered by seizure, confiscation, insolvency proceedings or other events or measures of third parties, the processor informs the controller without delay and points out to those acting that responsibility for the data lies with the controller.
3. The law of the Federal Republic of Germany applies. The main contract governs the place of jurisdiction.
4. Should a provision of this agreement be invalid, the validity of the remaining provisions is not affected.

Annex 1: Technical and organisational measures

1. Confidentiality

• Access to systems: access to the administration of the systems only for persons designated by name, with personal accounts and a second factor where the service provides for it. Access keys to services are kept in a protected secrets store and not in the source code.
• Access to data: every request to the server carries an identifier of the customer's installation; jobs and records are kept per installation and company, and a job can be reached only by the installation that started it. The extension works only on app.lexware.de and takes instructions only from the FinoAI page.
• The customer's account: passwords are stored only as a check value made with a method meant for this purpose, confirmation codes only as a check value and for ten minutes. Access tokens of the extension are stored only as a check value. Sign-in attempts are limited per address and per connection.
• Separation: separate systems for sign-in and account on the one hand and for reading the documents on the other. Development and operation are separate; tests use made-up data.
• Encryption: all connections between the extension, the FinoAI page, the server and sub-processors are encrypted to the state of the art (TLS). Data in the host's databases is encrypted at rest.

2. Integrity

• Transfer: documents are transmitted only to the processor's server and from there only to the service named in Annex 2 for reading. They are not passed on to other third parties.
• Input: every booking requires the customer's approval. Every approval and every result of a booking is recorded in the history with its time. Before every step that cannot be undone, the extension checks again whether the series of bookings is still allowed and whether Lexware Office shows the expected state; if not, it aborts the step.
• Changes to the software: every change is recorded traceably in a version control system and checked automatically before release.

3. Availability and resilience

• The websites, the sign-in service and the databases run at a host with distributed infrastructure and protection against overload attacks.
• Backups of the account database before every change to its structure.
• The originals of the documents and all bookings are kept by the customer in Lexware Office; a failure of FinoAI does not lead to the loss of this data.

4. Procedures for regular review

• Data minimisation by default: documents are not kept after reading; no images of documents are stored on the customer's device; the history on the device is deleted after 90 days.
• Sub-processors are chosen by their data protection guarantees, the necessary contracts are concluded, and their evidence is reviewed regularly.
• Procedures for handling personal data breaches and requests from data subjects.
• Regular review and adjustment of these measures.

Annex 2: Sub-processors

The payment provider and the providers of sign-in with Google and Apple process no data from documents and bank lines. They are not sub-processors within the meaning of this agreement; the privacy policy gives information about them.

§ 1 Сфера действия и сторона договора

1. Эти условия действуют для всех договоров об использовании FinoAI, расширения для программ Chrome и Edge с относящимся к нему сайтом (далее вместе «FinoAI»), между поставщиком (далее «мы») и клиентом.
2. Поставщик и сторона договора с клиентом:

   Название и адрес поставщика указаны на странице «Помощь и контакты».

3. FinoAI предназначен только для предпринимателей в смысле § 14 Гражданского уложения Германии (BGB), юридических лиц публичного права и публично-правовых обособленных фондов. Договоры с потребителями в смысле § 13 BGB мы не заключаем. Регистрируясь, клиент подтверждает, что действует в рамках своей предпринимательской или самостоятельной профессиональной деятельности.
4. Действуют только эти условия. Отличающиеся, противоречащие или дополняющие условия клиента становятся частью договора, только если мы прямо согласились с ними в текстовой форме. Это правило действует и тогда, когда мы оказываем услуги без оговорок, зная о таких условиях.
5. Индивидуальные договорённости с клиентом имеют преимущество перед этими условиями. Их содержание определяется соглашением или нашим подтверждением в текстовой форме.

§ 2 Определения

1. Аккаунт: доступ клиента к FinoAI, защищённый адресом почты и паролем либо входом через Google или Apple.
2. Расширение: программа FinoAI, которую клиент устанавливает в Chrome или Edge и которая по его поручению работает в его Lexware Office.
3. Страница FinoAI: сайт app.finoai.de, на котором клиент проверяет и подтверждает предложения и управляет аккаунтом.
4. Lexware Office: бухгалтерская программа компании Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, на которую у клиента есть собственный договор с этой компанией.
5. Документ: любой входящий или исходящий документ, который Lexware Office показывает клиенту в разделе «Zu prüfen». Платёж: любая банковская операция, которую Lexware Office показывает клиенту.
6. Предложение: созданное FinoAI указание, к какой категории (счёту учёта), какой ставке НДС и какому платежу относится документ или платёж, вместе с показанной оценкой уверенности.
7. Подтверждение: заявление клиента на странице FinoAI о том, что предложение нужно провести в Lexware Office. Проводка: запись, которую после этого расширение вносит в Lexware Office.
8. Проведённый документ: документ, который FinoAI после подтверждения клиента успешно провёл в Lexware Office. Каждый документ считается один раз.

§ 3 Услуги FinoAI

1. FinoAI помогает клиенту в подготовительном бухгалтерском учёте в Lexware Office. В частности, FinoAI
   • читает в Lexware Office клиента документы из раздела «Zu prüfen», открытые платежи и сведения, которые Lexware Office показывает к ним,
   • создаёт предложения по категории, ставке НДС и привязке платежа к документу и оценивает их уверенность,
   • проводит в Lexware Office подтверждённые клиентом предложения и показывает результат каждой проводки,
   • показывает клиенту сводку открытых позиций и проведённых документов.
2. FinoAI работает только в той сессии, в которой клиент сам вошёл в Lexware Office. Данные для входа клиента в Lexware Office мы не получаем и не храним.
3. Без подтверждения клиента FinoAI проводок не делает. Клиент может в любой момент приостановить или прекратить начатую серию проводок.
4. Точный набор функций определяется описанием на finoai.de и на странице FinoAI на момент использования. Определённую долю верных предложений, определённое время обработки и определённый экономический результат мы не обещаем. Сведения о сэкономленном рабочем времени являются оценкой.
5. Для использования нужны собственный аккаунт клиента в Lexware Office, актуальная версия Chrome или Edge на компьютере и подключение к интернету. Обеспечить всё это должен клиент.
6. FinoAI является самостоятельным предложением. Это не продукт Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, и эта компания его не ведёт, не проверяет и не поддерживает.

§ 4 Без налоговых и юридических консультаций

1. FinoAI является техническим вспомогательным средством. Мы не оказываем помощь в налоговых делах в смысле § 1 закона Германии о налоговом консультировании (StBerG) и не оказываем юридических услуг в смысле § 2 закона Германии о юридических услугах (RDG).
2. Предложения основаны на сведениях клиента о его бизнесе и на содержании прочитанных документов и платежей. Они не являются заключением о налоговой или торгово-правовой оценке конкретного случая.
3. За правильность бухгалтерского учёта, за соблюдение обязанностей по ведению и хранению записей (в частности §§ 238 и следующие Торгового уложения Германии, §§ 140 и следующие Налогового кодекса Германии и принципы надлежащего ведения и хранения книг, записей и документов в электронной форме), а также за налоговые декларации и предварительные декларации отвечает клиент.
4. Мы рекомендуем регулярно отдавать бухгалтерию на проверку представителю налогово-консультационных профессий.

§ 5 Регистрация и аккаунт

1. Для использования FinoAI нужен аккаунт. Договор об использовании считается заключённым, когда клиент завершил регистрацию и мы активировали аккаунт. При регистрации по адресу почты и паролю аккаунт активируется, когда клиент ввёл код подтверждения, отправленный на его адрес.
2. Сведения, запрашиваемые при регистрации и в аккаунте, должны быть полными и правдивыми. При изменениях их нужно сразу исправлять. Это касается в первую очередь названия фирмы, адреса, правовой формы, статуса по НДС и данных для счёта.
3. Тот, кто создаёт аккаунт для компании, заверяет, что имеет на это право.
4. Клиент хранит пароль в тайне, выбирает пароль, которым не пользуется в других местах, и защищает устройства с установленным расширением от доступа посторонних. Если есть основания думать, что данные для входа стали известны третьим лицам, клиент сразу меняет пароль и сообщает нам.
5. Действия, совершённые через аккаунт клиента, считаются действиями клиента, кроме случаев, когда он не отвечает за злоупотребление.
6. Права на заключение договора нет. Мы можем отказать в регистрации без объяснения причин.

§ 6 Пробный период

1. Каждый новый клиент может один раз бесплатно попробовать FinoAI. Пробный период длится 14 дней с активации аккаунта и включает до 20 проведённых документов. Он заканчивается, когда достигнут один из двух пределов.
2. Пробный период сам в платный договор не переходит. После его окончания клиент может пользоваться FinoAI дальше, только выбрав тариф и указав способ оплаты.
3. В бесплатном пробном периоде мы отвечаем только за умысел и грубую неосторожность, а также за недостатки, которые умышленно скрыли (§§ 599, 600 BGB по аналогии). § 15 абз. 1 остаётся в силе.
4. Повторно пользоваться пробным периодом одной и той же компании нельзя, в том числе под другим адресом почты.

§ 7 Тарифы, цены и оплата

1. Клиент выбирает тариф. Каждый тариф включает определённое число проведённых документов за расчётный месяц:

   Тариф	Проведённых документов в месяц	Цена в месяц	Каждый следующий документ
   Соло	до 20	19 €	1,00 €
   Старт	до 60	49 €	1,00 €
   Бизнес	до 150	99 €	1,00 €
   Профи	до 400	199 €	0,50 €

2. Оплачиваются только проведённые документы в смысле § 2 абз. 8. Документы, которые FinoAI прочитал, но не провёл, и отклонённые клиентом предложения не считаются.
3. Если за расчётный месяц клиент превысил число документов, включённых в тариф, за каждый следующий проведённый документ мы начисляем сумму из абз. 1. Общая плата за расчётный месяц при этом не превышает месячную цену следующего по величине тарифа; в тарифе «Профи» этого предела нет.
4. Все цены указаны в евро без НДС. НДС добавляется, если он применяется по закону.
5. Месячная цена оплачивается вперёд за расчётный месяц, плата за следующие документы после окончания расчётного месяца. Расчётный месяц начинается в день начала платного тарифа.
6. Оплата идёт через платёжный сервис Stripe доступными там способами. Клиент уполномочивает нас списывать причитающиеся суммы с указанного способа оплаты. Счета мы предоставляем в электронном виде в аккаунте.
7. Если списание не прошло или клиент иным образом просрочил оплату, мы можем потребовать установленные законом проценты за просрочку и фиксированную сумму по § 288 абз. 5 BGB и заблокировать доступ по § 17. Расходы на возврат платежа, за который отвечает клиент, несёт клиент.
8. Клиент может сменить тариф в аккаунте. Смена действует сразу. Разницу между месячными ценами мы рассчитываем пропорционально оставшейся части текущего расчётного месяца; остаток в пользу клиента засчитывается в следующий счёт.
9. Мы можем менять цены на будущие расчётные месяцы с учётом изменения наших затрат. Об изменении мы сообщаем в текстовой форме не позже чем за шесть недель до его вступления в силу. До этого момента клиент может расторгнуть договор; на это мы указываем в сообщении.
10. Клиент может зачитывать только бесспорные или установленные вступившим в силу решением суда требования. Право удержания у него есть только по встречным требованиям из этого договора.

§ 8 Срок и расторжение

1. Договор заключён на неопределённый срок.
2. Клиент может расторгнуть договор в любой момент к концу текущего расчётного месяца. Расторжение оформляется в аккаунте в разделе «Отписка» или заявлением в текстовой форме. До конца расчётного месяца доступ сохраняется. Уже оплаченная плата за текущий расчётный месяц не возвращается.
3. Мы можем расторгнуть договор с уведомлением за четыре недели к концу расчётного месяца.
4. Право обеих сторон на внеочередное расторжение по веской причине сохраняется. Веской причиной для нас является, в частности, просрочка клиентом оплаты двух месячных цен, виновное нарушение существенных обязанностей по этим условиям или использование FinoAI в противоправных целях.
5. Удаление клиентом аккаунта считается расторжением в момент удаления. Текущую подписку в Stripe мы в этом случае прекращаем сразу.
6. С окончанием договора заканчивается право пользоваться FinoAI. Проводки, сделанные в Lexware Office, остаются там: это данные клиента в Lexware Office. Удаление данных, хранящихся у нас, определяет договор об обработке данных.

§ 9 Обязанности клиента

1. Клиент проверяет каждое предложение перед подтверждением. Подтверждая, он принимает предложение как собственное решение. Это действует и тогда, когда клиент подтверждает несколько предложений вместе или принимает заранее отмеченные предложения одного уровня уверенности.
2. Клиент проверяет результат проводок в Lexware Office через разумные промежутки времени, как минимум перед каждой предварительной декларацией по НДС и перед каждым закрытием периода, и сразу сообщает нам о замеченных ошибках.
3. Клиент даёт верные сведения о своём бизнесе (в частности сфера, правовая форма, статус по НДС, сотрудники, автомобили) и поддерживает их актуальными. Неверные сведения могут привести к неверным предложениям.
4. Клиент обеспечивает, что он вправе обрабатывать данные, содержащиеся в его документах и платежах, и что использование FinoAI совместимо с его договорами с третьими лицами, в частности с поставщиком Lexware Office и с его банком.
5. Клиент сам хранит свои документы по требованиям закона. FinoAI архивом не является. Клиент сохраняет свои данные в Lexware Office в предусмотренном там объёме.
6. Клиенту запрещено
   • использовать FinoAI для чужих компаний без их разрешения,
   • передавать доступ третьим лицам, которые на него не работают,
   • обходить защитные меры, считывать FinoAI автоматически или нагружать его сверх обычного,
   • использовать FinoAI для разработки конкурирующего предложения,
   • обрабатывать противоправное содержимое.
7. Клиент в разумном объёме помогает выяснять причины сбоев, в частности описывает обстоятельства и передаёт показанные сообщения.

§ 10 Автоматически созданные предложения

1. Предложения создаются методами машинного распознавания текста и искусственного интеллекта. Такие методы могут неверно прочитать данные документа, отнести документ к неверной категории или ставке НДС либо привязать платёж к неверному документу.
2. Показанная оценка уверенности является оценкой метода. Она не является заверением или гарантией правильности предложения.
3. FinoAI не принимает решений с юридическими последствиями для клиента. О каждой проводке решает клиент своим подтверждением.
4. Чтобы предложения для бизнеса клиента становились точнее, мы храним, что Lexware Office показал по документу, что предложил FinoAI, что решил клиент и чем закончилась проводка. Данные одного клиента мы не используем для предложений, которые делаем следующим клиентам.

§ 11 Права использования

1. На срок договора мы предоставляем клиенту простое, неисключительное, непередаваемое и не допускающее сублицензий право использовать FinoAI по назначению для собственных деловых целей.
2. Налоговые консультанты, бухгалтеры и подобные поставщики услуг могут использовать FinoAI для бухгалтерии своих клиентов, если соответствующий клиент дал им право доступа к своему Lexware Office.
3. Клиент не вправе копировать, распространять, делать общедоступным, изменять FinoAI или восстанавливать его исходный вид, кроме случаев, когда это обязательно разрешено §§ 69d, 69e закона Германии об авторском праве. Удалять знаки авторского права и иные охранные отметки нельзя.
4. Все права на FinoAI, на лежащие в его основе методы, на товарные знаки и обозначения остаются у нас или наших лицензиаров. Содержимое клиента остаётся содержимым клиента. Клиент предоставляет нам права, необходимые для оказания услуг по этому договору.
5. Замечания и предложения клиента о FinoAI мы можем использовать для развития продукта без оплаты и без указания имени.

§ 12 Доступность и изменения услуги

1. Мы стараемся, чтобы FinoAI был доступен с возможно меньшими перерывами. Определённую доступность мы не обещаем. Время, когда FinoAI недоступен из-за обслуживания, технических сбоев вне сферы нашего влияния или непреодолимой силы, не даёт клиенту права на требования. Плановое обслуживание мы по возможности проводим в часы низкой нагрузки.
2. FinoAI работает на интерфейсе Lexware Office. Если поставщик Lexware Office меняет этот интерфейс, его функции или условия использования, отдельные функции FinoAI могут быть временно или постоянно ограничены. Мы приводим FinoAI в соответствие в разумный срок, насколько это технически возможно и экономически оправдано. Если FinoAI видит в Lexware Office неожиданное состояние, он прерывает соответствующий шаг и не выполняет его.
3. Мы постоянно развиваем FinoAI и можем изменять, расширять или прекращать функции, насколько это приемлемо для клиента с учётом наших интересов. О существенных ограничениях набора функций мы сообщаем клиенту заранее; в этом случае у него есть право на внеочередное расторжение к моменту изменения.
4. Новые версии расширения распространяются через источник, из которого расширение получено. Использование FinoAI может требовать актуальной версии.

§ 13 Сервисы третьих лиц

1. Для Lexware Office, входа через Google или Apple и оплаты через Stripe действуют условия соответствующего поставщика. Эти сервисы не входят в нашу услугу. За их доступность и содержание мы не отвечаем.
2. Для оказания услуг мы привлекаем субподрядчиков по обработке данных, в частности для работы технической инфраструктуры и для чтения документов сервисом искусственного интеллекта. Подробности определяет договор об обработке данных.

§ 14 Недостатки

1. В течение срока договора мы поддерживаем FinoAI в состоянии, пригодном для использования по договору. Одно неверное предложение само по себе недостатком не является (§ 10).
2. Клиент сообщает о недостатках сразу, в текстовой форме, и описывает их так точно, как может. Мы устраняем недостатки в разумный срок.
3. Ответственность без вины за недостатки, существовавшие при заключении договора (§ 536a абз. 1 вариант 1 BGB), исключена.
4. Клиент не может добиваться уменьшения платы вычетом из текущих платежей. Его право на возврат излишне уплаченных сумм сохраняется.
5. Срок давности по требованиям из-за недостатков составляет двенадцать месяцев. Это не действует в случаях § 15 абз. 1.

§ 15 Ответственность

1. Мы отвечаем без ограничений за вред жизни, телу или здоровью, за умысел и грубую неосторожность, по закону Германии об ответственности за продукцию и в объёме принятой нами гарантии.
2. При нарушении по лёгкой неосторожности обязанности, исполнение которой вообще делает возможным надлежащее исполнение договора и на соблюдение которой клиент обычно вправе полагаться (существенная договорная обязанность), наша ответственность ограничена предвидимым при заключении договора, типичным для договора ущербом.
3. Предвидимым, типичным для договора ущербом в смысле абз. 2 считается на один случай ущерба не больше суммы, которую клиент заплатил нам за двенадцать месяцев до события, причинившего ущерб, но не меньше 500 €.
4. В остальном наша ответственность за лёгкую неосторожность исключена.
5. В частности, мы не отвечаем за потери, возникшие из-за того, что клиент подтвердил предложение без собственной проверки, дал неверные сведения о бизнесе или не провёл проверку по § 9 абз. 2. Это относится и к доначислению налогов, процентам, надбавкам за опоздание и просрочку, а также к расходам на исправление бухгалтерии. Абз. 1 остаётся в силе.
6. За потерю данных мы отвечаем по правилам предыдущих абзацев только в том объёме, который возник бы и при надлежащем сохранении данных клиентом.
7. Если наша ответственность исключена или ограничена, это действует и для личной ответственности наших законных представителей, сотрудников и лиц, привлечённых к исполнению.
8. Срок давности по требованиям клиента о возмещении ущерба составляет двенадцать месяцев с установленного законом начала течения срока. Это не действует в случаях абз. 1.
9. Ответственность перед субъектами данных по нормам о защите данных сохраняется.

§ 16 Освобождение от претензий

1. Клиент освобождает нас от требований третьих лиц, основанных на том, что клиент использовал FinoAI противоправно или с нарушением договора либо что обработанное им содержимое нарушает права третьих лиц. Это не действует, если клиент не отвечает за нарушение.
2. Освобождение включает разумные расходы на правовую защиту. Мы сразу сообщаем клиенту о заявленных требованиях и даём ему возможность высказаться.

§ 17 Блокировка

1. Мы можем временно заблокировать доступ клиента, если есть фактические признаки нарушения этих условий, злоупотребления аккаунтом или угрозы безопасности FinoAI либо если клиент просрочил причитающийся платёж.
2. При этом мы учитываем законные интересы клиента, сообщаем ему о блокировке и её причине и снимаем её, как только причина отпала. Обязанность платить согласованную плату сохраняется на время блокировки, за которую отвечает клиент.

§ 18 Конфиденциальность

1. Обе стороны сохраняют в тайне конфиденциальные сведения другой стороны, ставшие известными в связи с договором, и используют их только для целей договора. Конфиденциальными являются, в частности, документы, платежи и проводки клиента.
2. Обязанность не распространяется на сведения, которые общеизвестны, были известны получившей стороне без обязанности хранить тайну либо должны быть раскрыты по закону или по требованию органа власти или суда.
3. Обязанность хранить тайну действует ещё три года после окончания договора. Установленные законом обязанности клиента хранить тайну, в частности по § 203 Уголовного кодекса Германии, сохраняются; клиент сам проверяет, вправе ли он использовать FinoAI в рамках таких обязанностей.

§ 19 Защита данных

1. Когда мы обрабатываем персональные данные для собственных целей (в частности данные аккаунта и расчётов), действует наша политика обработки данных.
2. Когда мы обрабатываем персональные данные из документов и платежей клиента по его поручению, ответственным за обработку в смысле Общего регламента по защите данных является клиент. Для этой обработки действует приведённый ниже договор об обработке данных. Он становится частью договора при регистрации.

§ 20 Непреодолимая сила

1. Ни одна сторона не отвечает за неисполнение обязанностей, если оно вызвано обстоятельствами вне сферы её влияния, которые она не могла предвидеть при заключении договора. К ним относятся, в частности, природные явления, меры органов власти, трудовые конфликты, сбои энергоснабжения или сетей, а также атаки третьих лиц на информационные системы при наличии соразмерных защитных мер.
2. Затронутая сторона сразу сообщает об этом другой стороне и старается уменьшить последствия.

§ 21 Изменение условий

1. Мы можем изменять эти условия на будущее, если это необходимо из-за изменения законодательства, практики высших судов, технических обстоятельств или объёма услуг и клиент при этом не ставится в несоразмерно невыгодное положение.
2. Изменённые условия мы направляем клиенту в текстовой форме не позже чем за шесть недель до их вступления в силу. Если клиент в этот срок не возразил в текстовой форме, изменённые условия считаются принятыми. На это последствие и на право возразить мы отдельно указываем в сообщении.
3. Если клиент возразил, договор продолжает действовать на прежних условиях. В этом случае мы можем расторгнуть его со сроком уведомления из § 8 абз. 3.
4. Изменения, которые существенно сдвигают соотношение услуги и оплаты не в пользу клиента, требуют прямого согласия клиента. § 7 абз. 9 остаётся в силе.

§ 22 Заключительные положения

1. Применяется право Федеративной Республики Германия. Конвенция ООН о договорах международной купли-продажи товаров не применяется.
2. Если клиент является коммерсантом, юридическим лицом публичного права или публично-правовым обособленным фондом, исключительным местом рассмотрения всех споров из этого договора и в связи с ним является Эссен (Essen). Мы можем подать иск к клиенту и по его общему месту подсудности.
3. Язык договора немецкий. Версии этих условий на других языках служат только для понимания; при расхождениях действует немецкая версия.
4. Заявления, касающиеся договора, требуют текстовой формы, если эти условия не определяют иное. Сообщения клиенту мы можем направлять на адрес почты, указанный в аккаунте.
5. Клиент может передавать права и обязанности по этому договору третьим лицам только с нашего согласия в текстовой форме. § 354a Торгового уложения Германии остаётся в силе. Мы можем передать договор связанной с нами компании или правопреемнику; в этом случае у клиента есть право расторгнуть договор к моменту передачи.
6. Если какое-либо положение этих условий недействительно или неисполнимо либо станет таким, остальные положения сохраняют силу. Вместо недействительного положения действует норма закона.
7. Мы не готовы и не обязаны участвовать в процедурах урегулирования споров в потребительском арбитражном органе.

Преамбула

Клиент (далее «ответственный») использует FinoAI на основании общих условий использования (далее «основной договор»). При этом поставщик (далее «обработчик») по поручению ответственного обрабатывает персональные данные, содержащиеся в документах и платежах ответственного. Этот договор определяет права и обязанности обеих сторон при такой обработке. Он заключается при регистрации ответственного и является частью основного договора. При противоречиях между этим договором и основным договором в вопросах защиты данных действует этот договор.

§ 1 Предмет и срок

1. Предметом является обработка персональных данных обработчиком в объёме, необходимом для оказания услуг по основному договору: чтение документов и платежей из Lexware Office ответственного, создание предложений, проводка подтверждённых предложений и ведение журнала об этом.
2. Этот договор действует в течение срока основного договора. Он заканчивается, когда обработчик удалил или вернул все данные, обработанные по поручению.
3. Для данных аккаунта, расчётов и использования сайтов поставщик сам является ответственным. Эта обработка не входит в предмет договора; для неё действует политика обработки данных.

§ 2 Вид и цель обработки, виды данных, субъекты данных

1. Цель: помощь в подготовительном бухгалтерском учёте ответственного в Lexware Office по основному договору.
2. Вид обработки: сбор путём чтения в Lexware Office ответственного, передача на сервер обработчика, чтение текста и полей, сопоставление, хранение в журнале, внесение в Lexware Office, удаление.
3. Виды данных:
   • содержание документов: имена, названия фирм и адреса тех, кто выставил и получил документ, номера счетов, клиентов, заказов и договоров, дата, суммы, ставки НДС, налоговые номера и номера плательщика НДС, банковские реквизиты, наименования поставленных товаров и услуг,
   • содержание платежей: имя получателя или плательщика, назначение платежа, сумма, дата,
   • сведения из Lexware Office о документе и платеже: контакт, счёт учёта, ставка НДС, статус, привязки,
   • сведения о бизнесе ответственного и его решения по предложениям.
4. Субъекты данных: поставщики, клиенты и другие деловые партнёры ответственного и их контактные лица; сотрудники ответственного, если они названы в документах или платежах (например, при выплате зарплаты или возмещении расходов); сам ответственный и его представители.
5. Особые категории персональных данных (ст. 9 GDPR) не входят в предмет поручения. Ответственный обеспечивает, что документы, из которых видны такие данные (например, счета за лечение определённого человека), он отдаёт на обработку только при наличии на это права.

§ 3 Указания

1. Обработчик обрабатывает данные только по документированному указанию ответственного, в том числе в отношении передачи в третью страну, кроме случаев, когда право Союза или государства-члена обязывает его к иной обработке. В таком случае он сообщает ответственному о правовых требованиях до обработки, если право не запрещает такое сообщение.
2. Указания ответственного следуют из основного договора, из этого договора и из настроек и действий ответственного в FinoAI (в частности согласие на чтение, подтверждение, отклонение, удаление). Дальнейшие отдельные указания ответственный даёт в текстовой форме.
3. Если обработчик считает указание противоправным, он сразу указывает на это ответственному. Он вправе приостановить исполнение, пока ответственный не подтвердит или не изменит указание.
4. Обработчик не использует данные, обработанные по поручению, для собственных целей и для услуг, которые он оказывает следующим клиентам.

§ 4 Обязанности ответственного

1. Ответственный отвечает за законность обработки, за соблюдение прав субъектов данных и за исполнение своих обязанностей по информированию.
2. Ответственный сразу сообщает обработчику, если обнаруживает ошибки или нарушения в обработке.

§ 5 Конфиденциальность

1. К обработке обработчик привлекает только лиц, которые обязались хранить тайну или подпадают под соразмерную обязанность хранить тайну по закону и которых ознакомили с относящимися к ним нормами о защите данных.
2. Обязанность хранить тайну сохраняется и после окончания их работы.

§ 6 Безопасность обработки

1. Обработчик принимает технические и организационные меры, необходимые по ст. 32 GDPR. Они описаны в приложении 1.
2. Меры зависят от технического прогресса. Обработчик вправе заменять их равноценными или лучшими. Уровень защиты из приложения 1 при этом нельзя снижать.

§ 7 Субподрядчики по обработке

1. Ответственный даёт обработчику общее разрешение привлекать других обработчиков (субподрядчиков). Субподрядчики, привлечённые на момент заключения договора, названы в приложении 2; они считаются одобренными.
2. О планируемом привлечении или замене субподрядчика обработчик сообщает ответственному в текстовой форме не позже чем за 30 дней. Ответственный может возразить против изменения в течение 14 дней после получения сообщения по веской причине, связанной с защитой данных. При возражении обработчик может оказывать услугу без нового субподрядчика либо, если это невозможно или неприемлемо, расторгнуть основной договор к моменту изменения; такое же право есть у ответственного.
3. Обработчик договором возлагает на каждого субподрядчика те же обязанности по защите данных, что установлены этим договором, в частности достаточные гарантии подходящих технических и организационных мер. Если субподрядчик не исполняет свои обязанности, обработчик отвечает перед ответственным за их исполнение.
4. Субподрядом по обработке не считаются услуги, которыми обработчик пользуется как чисто вспомогательными: связь, почта и перевозка, обслуживание без доступа к данным ответственного, утилизация носителей данных.

§ 8 Передача в третьи страны

1. Обработка за пределами Европейского союза и Европейской экономической зоны происходит только в объёме, указанном в приложении 2 или согласованном ответственным, и только при соблюдении требований ст. 44 и следующих GDPR.
2. Для получателей в Соединённых Штатах Америки, названных в приложении 2, передача основана на решении Европейской комиссии об адекватности по рамочному соглашению о защите данных между ЕС и США, если получатель сертифицирован по нему, а в остальных случаях на стандартных договорных условиях Европейской комиссии (исполнительное решение (ЕС) 2021/914) с необходимыми дополнительными мерами.
3. Ответственный поручает обработчику передавать документы на чтение сервису искусственного интеллекта, названному в приложении 2. FinoAI читает только после того, как ответственный согласился с этим в FinoAI. Согласие можно в любой момент отозвать в настройках; после этого FinoAI ничего не читает.

§ 9 Помощь ответственному

1. Обработчик по возможности помогает ответственному подходящими техническими и организационными мерами отвечать на обращения субъектов данных по главе III GDPR. Если субъект данных обращается прямо к обработчику, тот сразу передаёт обращение ответственному и сам на него не отвечает.
2. С учётом вида обработки и доступных ему сведений обработчик помогает ответственному соблюдать обязанности по ст. 32–36 GDPR, в частности при оценке воздействия на защиту данных и при предварительной консультации с надзорным органом.
3. Помощь, которая выходит за рамки обязанностей обработчика по закону или вызвана поведением ответственного, обработчик может оплачивать по затратам по разумным ставкам, если заранее на это указал.

§ 10 Нарушения защиты персональных данных

1. О нарушении защиты данных, обработанных по поручению, обработчик сообщает ответственному сразу после того, как узнал о нём, по возможности в течение 48 часов.
2. Сообщение содержит, насколько это известно, вид нарушения, затронутые категории и примерное число затронутых лиц и записей, ожидаемые последствия и принятые или предлагаемые меры. Сведения, которых ещё нет, обработчик дополняет без необоснованной задержки.
3. Обработчик сразу принимает необходимые меры, чтобы защитить данные и уменьшить возможные вредные последствия.

§ 11 Удаление и возврат

1. Документы и их изображения обработчик хранит только на время чтения. После чтения на его сервере они не остаются.
2. Журнал (прочитанные поля, предложения, решения, результат проводки) обработчик хранит в течение срока основного договора. Ответственный может в любой момент удалить его в настройках FinoAI («Удалить данные») или указанием в текстовой форме.
3. После окончания основного договора обработчик удаляет все данные, обработанные по поручению, в течение 30 дней, если право Союза или государства-члена не обязывает хранить их дольше. Возврат не требуется, потому что оригиналы остаются у ответственного в Lexware Office.
4. По требованию обработчик подтверждает ответственному удаление в текстовой форме.

§ 12 Подтверждения и проверки

1. По запросу обработчик предоставляет ответственному все сведения, необходимые для подтверждения соблюдения обязанностей из ст. 28 GDPR и этого договора.
2. Ответственный может проверять соблюдение сам или через проверяющего, обязанного хранить тайну. Проверки проводятся после уведомления не меньше чем за 14 дней, в обычное рабочее время, без несоразмерных помех работе и не чаще одного раза в календарный год, если нет особого повода. Проверяющий не должен быть конкурентом обработчика.
3. Обработчик может подтверждать соблюдение также актуальными сертификатами, отчётами или выдержками из отчётов независимых организаций либо подходящими собственными сведениями, если они дают ответственному возможность соразмерной проверки. Для субподрядчиков действуют их собственные подтверждения.

§ 13 Ответственность

1. Для ответственности перед субъектами данных действует ст. 82 GDPR.
2. В отношениях между сторонами действуют положения основного договора об ответственности.

§ 14 Заключительные положения

1. Изменения и дополнения этого договора требуют текстовой формы. Обработчик может изменять этот договор на тех условиях и в том порядке, которые основной договор предусматривает для изменения условий использования.
2. Если данным ответственного у обработчика угрожают арест, изъятие, процедура несостоятельности либо иные события или меры третьих лиц, обработчик сразу сообщает об этом ответственному и указывает действующим органам, что ответственность за данные лежит на ответственном.
3. Применяется право Федеративной Республики Германия. Место рассмотрения споров определяет основной договор.
4. Если какое-либо положение этого договора недействительно, остальные положения сохраняют силу.

Приложение 1: технические и организационные меры

1. Конфиденциальность

• Доступ к системам: управлять системами могут только поимённо определённые люди, с личными учётными записями и вторым фактором там, где сервис его предусматривает. Ключи доступа к сервисам лежат в защищённом хранилище секретов и отсутствуют в исходном коде.
• Доступ к данным: каждый запрос к серверу несёт идентификатор установки клиента; задания и журналы ведутся отдельно по каждой установке и компании, задание доступно только той установке, которая его начала. Расширение работает только на app.lexware.de и принимает команды только от страницы FinoAI.
• Аккаунт клиента: пароли хранятся только в виде контрольного значения, созданного предназначенным для этого методом, коды подтверждения только в виде контрольного значения и десять минут. Ключи доступа расширения хранятся только в виде контрольного значения. Число попыток входа ограничено по адресу и по подключению.
• Разделение: отдельные системы для входа и аккаунта и для чтения документов. Разработка и рабочая среда разделены; тесты идут на выдуманных данных.
• Шифрование: все соединения между расширением, страницей FinoAI, сервером и субподрядчиками зашифрованы по современному уровню техники (TLS). Данные в базах хостинг-провайдера зашифрованы при хранении.

2. Целостность

• Передача: документы передаются только на сервер обработчика и оттуда только сервису из приложения 2 для чтения. Другим третьим лицам они не передаются.
• Ввод: каждая проводка требует подтверждения клиента. Каждое подтверждение и каждый результат проводки записываются в историю со временем. Перед каждым необратимым шагом расширение ещё раз проверяет, разрешена ли серия проводок и показывает ли Lexware Office ожидаемое состояние; при расхождении оно прерывает шаг.
• Изменения программы: каждое изменение прослеживаемо записывается в системе управления версиями и автоматически проверяется перед выпуском.

3. Доступность и устойчивость

• Сайты, сервис входа и базы данных работают у хостинг-провайдера с распределённой инфраструктурой и защитой от атак перегрузкой.
• Резервные копии базы аккаунтов перед каждым изменением её структуры.
• Оригиналы документов и все проводки находятся у клиента в Lexware Office; сбой FinoAI не приводит к потере этих данных.

4. Порядок регулярной проверки

• Минимум данных по умолчанию: документы после чтения не хранятся; на устройстве клиента изображения документов не сохраняются; история на устройстве удаляется через 90 дней.
• Субподрядчики выбираются по их гарантиям защиты данных, с ними заключаются необходимые договоры, их подтверждения регулярно просматриваются.
• Порядок действий при нарушениях защиты персональных данных и при обращениях субъектов данных.
• Регулярная проверка и обновление этих мер.

Приложение 2: субподрядчики по обработке

Платёжный сервис и поставщики входа через Google и Apple не обрабатывают данные из документов и платежей. Они не являются субподрядчиками по обработке в смысле этого договора; сведения о них есть в политике обработки данных.

§ 1 Сфера дії та сторона договору

1. Ці умови діють для всіх договорів про використання FinoAI, розширення для програм Chrome та Edge із сайтом, що до нього належить (далі разом «FinoAI»), між постачальником (далі «ми») і клієнтом.
2. Постачальник і сторона договору з клієнтом:

   Назва та адреса постачальника вказані на сторінці «Допомога і контакти».

3. FinoAI призначений лише для підприємців у розумінні § 14 Цивільного уложення Німеччини (BGB), юридичних осіб публічного права та публічно-правових відокремлених фондів. Договорів зі споживачами в розумінні § 13 BGB ми не укладаємо. Реєструючись, клієнт підтверджує, що діє в межах своєї підприємницької або самостійної професійної діяльності.
4. Діють лише ці умови. Умови клієнта, що відрізняються від них, суперечать їм або доповнюють їх, стають частиною договору, лише якщо ми прямо погодилися з ними в текстовій формі. Це правило діє і тоді, коли ми надаємо послуги без застережень, знаючи про такі умови.
5. Індивідуальні домовленості з клієнтом мають перевагу над цими умовами. Їхній зміст визначає угода або наше підтвердження в текстовій формі.

§ 2 Визначення

1. Акаунт: доступ клієнта до FinoAI, захищений адресою пошти й паролем або входом через Google чи Apple.
2. Розширення: програма FinoAI, яку клієнт встановлює в Chrome або Edge і яка за його дорученням працює в його Lexware Office.
3. Сторінка FinoAI: сайт app.finoai.de, на якому клієнт перевіряє та підтверджує пропозиції й керує акаунтом.
4. Lexware Office: бухгалтерська програма компанії Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, на яку клієнт має власний договір із цією компанією.
5. Документ: будь-який вхідний або вихідний документ, який Lexware Office показує клієнтові в розділі «Zu prüfen». Платіж: будь-яка банківська операція, яку Lexware Office показує клієнтові.
6. Пропозиція: створена FinoAI вказівка, до якої категорії (рахунку обліку), якої ставки ПДВ і якого платежу належить документ або платіж, разом із показаною оцінкою впевненості.
7. Підтвердження: заява клієнта на сторінці FinoAI про те, що пропозицію треба провести в Lexware Office. Проведення: запис, який після цього розширення вносить у Lexware Office.
8. Проведений документ: документ, який FinoAI після підтвердження клієнта успішно провів у Lexware Office. Кожен документ рахується один раз.

§ 3 Послуги FinoAI

1. FinoAI допомагає клієнтові в підготовчому бухгалтерському обліку в Lexware Office. Зокрема, FinoAI
   • читає в Lexware Office клієнта документи з розділу «Zu prüfen», відкриті платежі та відомості, які Lexware Office показує до них,
   • створює пропозиції щодо категорії, ставки ПДВ і прив’язки платежу до документа та оцінює їхню впевненість,
   • проводить у Lexware Office підтверджені клієнтом пропозиції й показує результат кожного проведення,
   • показує клієнтові зведення відкритих позицій і проведених документів.
2. FinoAI працює лише в тій сесії, у якій клієнт сам увійшов у Lexware Office. Даних для входу клієнта в Lexware Office ми не отримуємо й не зберігаємо.
3. Без підтвердження клієнта FinoAI проведень не робить. Клієнт може будь-коли призупинити або припинити розпочату серію проведень.
4. Точний набір функцій визначає опис на finoai.de і на сторінці FinoAI на момент використання. Певної частки правильних пропозицій, певного часу обробки та певного економічного результату ми не обіцяємо. Відомості про заощаджений робочий час є оцінкою.
5. Для використання потрібні власний акаунт клієнта в Lexware Office, актуальна версія Chrome або Edge на комп’ютері та підключення до інтернету. Забезпечити все це має клієнт.
6. FinoAI є самостійною пропозицією. Це не продукт Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, і ця компанія його не веде, не перевіряє і не підтримує.

§ 4 Без податкових і юридичних консультацій

1. FinoAI є технічним допоміжним засобом. Ми не надаємо допомоги в податкових справах у розумінні § 1 закону Німеччини про податкове консультування (StBerG) і не надаємо юридичних послуг у розумінні § 2 закону Німеччини про юридичні послуги (RDG).
2. Пропозиції ґрунтуються на відомостях клієнта про його бізнес і на змісті прочитаних документів та платежів. Вони не є висновком про податкову чи торгово-правову оцінку конкретного випадку.
3. За правильність бухгалтерського обліку, за дотримання обов’язків щодо ведення та зберігання записів (зокрема §§ 238 і наступні Торгового уложення Німеччини, §§ 140 і наступні Податкового кодексу Німеччини та принципи належного ведення і зберігання книг, записів і документів в електронній формі), а також за податкові декларації та попередні декларації відповідає клієнт.
4. Ми радимо регулярно віддавати бухгалтерію на перевірку представникові податково-консультаційних професій.

§ 5 Реєстрація та акаунт

1. Для використання FinoAI потрібен акаунт. Договір про використання вважається укладеним, коли клієнт завершив реєстрацію і ми активували акаунт. Під час реєстрації за адресою пошти й паролем акаунт активується, коли клієнт увів код підтвердження, надісланий на його адресу.
2. Відомості, які запитуються під час реєстрації та в акаунті, мають бути повними і правдивими. У разі змін їх треба одразу виправляти. Це стосується насамперед назви фірми, адреси, правової форми, статусу щодо ПДВ і даних для рахунку.
3. Той, хто створює акаунт для компанії, запевняє, що має на це право.
4. Клієнт зберігає пароль у таємниці, обирає пароль, яким не користується в інших місцях, і захищає пристрої з установленим розширенням від доступу сторонніх. Якщо є підстави вважати, що дані для входу стали відомі третім особам, клієнт одразу змінює пароль і повідомляє нас.
5. Дії, вчинені через акаунт клієнта, вважаються діями клієнта, крім випадків, коли він не відповідає за зловживання.
6. Права на укладення договору немає. Ми можемо відмовити в реєстрації без пояснення причин.

§ 6 Пробний період

1. Кожен новий клієнт може один раз безплатно спробувати FinoAI. Пробний період триває 14 днів від активації акаунта і включає до 20 проведених документів. Він закінчується, коли досягнуто однієї з двох меж.
2. Пробний період сам у платний договір не переходить. Після його закінчення клієнт може користуватися FinoAI далі, лише обравши тариф і вказавши спосіб оплати.
3. У безплатному пробному періоді ми відповідаємо лише за умисел і грубу необережність, а також за недоліки, які умисно приховали (§§ 599, 600 BGB за аналогією). § 15 абз. 1 залишається чинним.
4. Повторно користуватися пробним періодом тій самій компанії не можна, зокрема під іншою адресою пошти.

§ 7 Тарифи, ціни та оплата

1. Клієнт обирає тариф. Кожен тариф включає певну кількість проведених документів за розрахунковий місяць:

   Тариф	Проведених документів на місяць	Ціна на місяць	Кожен наступний документ
   Соло	до 20	19 €	1,00 €
   Старт	до 60	49 €	1,00 €
   Бізнес	до 150	99 €	1,00 €
   Профі	до 400	199 €	0,50 €

2. Оплачуються лише проведені документи в розумінні § 2 абз. 8. Документи, які FinoAI прочитав, але не провів, і відхилені клієнтом пропозиції не рахуються.
3. Якщо за розрахунковий місяць клієнт перевищив кількість документів, включених у тариф, за кожен наступний проведений документ ми нараховуємо суму з абз. 1. Загальна плата за розрахунковий місяць при цьому не перевищує місячної ціни наступного за величиною тарифу; у тарифі «Профі» цієї межі немає.
4. Усі ціни вказано в євро без ПДВ. ПДВ додається, якщо він застосовується за законом.
5. Місячна ціна сплачується наперед за розрахунковий місяць, плата за наступні документи після закінчення розрахункового місяця. Розрахунковий місяць починається в день початку платного тарифу.
6. Оплата йде через платіжний сервіс Stripe доступними там способами. Клієнт уповноважує нас списувати належні суми з указаного способу оплати. Рахунки ми надаємо в електронному вигляді в акаунті.
7. Якщо списання не пройшло або клієнт іншим чином прострочив оплату, ми можемо вимагати встановлені законом відсотки за прострочення та фіксовану суму за § 288 абз. 5 BGB і заблокувати доступ за § 17. Витрати на повернення платежу, за яке відповідає клієнт, несе клієнт.
8. Клієнт може змінити тариф в акаунті. Зміна діє одразу. Різницю між місячними цінами ми розраховуємо пропорційно до решти поточного розрахункового місяця; залишок на користь клієнта зараховується в наступний рахунок.
9. Ми можемо змінювати ціни на майбутні розрахункові місяці з урахуванням зміни наших витрат. Про зміну ми повідомляємо в текстовій формі не пізніше ніж за шість тижнів до набрання нею чинності. До цього моменту клієнт може розірвати договір; на це ми вказуємо в повідомленні.
10. Клієнт може зараховувати лише безспірні або встановлені рішенням суду, що набрало законної сили, вимоги. Право притримання він має лише за зустрічними вимогами з цього договору.

§ 8 Строк і розірвання

1. Договір укладено на невизначений строк.
2. Клієнт може розірвати договір будь-коли до кінця поточного розрахункового місяця. Розірвання оформлюється в акаунті в розділі «Відписка» або заявою в текстовій формі. До кінця розрахункового місяця доступ зберігається. Уже сплачена плата за поточний розрахунковий місяць не повертається.
3. Ми можемо розірвати договір із повідомленням за чотири тижні до кінця розрахункового місяця.
4. Право обох сторін на позачергове розірвання з вагомої причини зберігається. Вагомою причиною для нас є, зокрема, прострочення клієнтом оплати двох місячних цін, винне порушення істотних обов’язків за цими умовами або використання FinoAI з протиправною метою.
5. Видалення клієнтом акаунта вважається розірванням у момент видалення. Поточну підписку в Stripe ми в цьому разі припиняємо одразу.
6. Із закінченням договору закінчується право користуватися FinoAI. Проведення, зроблені в Lexware Office, залишаються там: це дані клієнта в Lexware Office. Видалення даних, що зберігаються в нас, визначає договір про обробку даних.

§ 9 Обов’язки клієнта

1. Клієнт перевіряє кожну пропозицію перед підтвердженням. Підтверджуючи, він приймає пропозицію як власне рішення. Це діє і тоді, коли клієнт підтверджує кілька пропозицій разом або приймає заздалегідь позначені пропозиції одного рівня впевненості.
2. Клієнт перевіряє результат проведень у Lexware Office через розумні проміжки часу, щонайменше перед кожною попередньою декларацією з ПДВ і перед кожним закриттям періоду, та одразу повідомляє нас про помічені помилки.
3. Клієнт подає правильні відомості про свій бізнес (зокрема сфера, правова форма, статус щодо ПДВ, працівники, автомобілі) і підтримує їх актуальними. Неправильні відомості можуть призвести до неправильних пропозицій.
4. Клієнт забезпечує, що він має право обробляти дані, які містяться в його документах і платежах, і що використання FinoAI сумісне з його договорами з третіми особами, зокрема з постачальником Lexware Office і з його банком.
5. Клієнт сам зберігає свої документи за вимогами закону. FinoAI архівом не є. Клієнт зберігає свої дані в Lexware Office у передбаченому там обсязі.
6. Клієнтові заборонено
   • використовувати FinoAI для чужих компаній без їхнього дозволу,
   • передавати доступ третім особам, які на нього не працюють,
   • обходити захисні заходи, зчитувати FinoAI автоматично або навантажувати його понад звичайне,
   • використовувати FinoAI для розробки конкурентної пропозиції,
   • обробляти протиправний вміст.
7. Клієнт у розумному обсязі допомагає з’ясовувати причини збоїв, зокрема описує обставини й передає показані повідомлення.

§ 10 Автоматично створені пропозиції

1. Пропозиції створюються методами машинного розпізнавання тексту та штучного інтелекту. Такі методи можуть неправильно прочитати дані документа, віднести документ до неправильної категорії чи ставки ПДВ або прив’язати платіж до неправильного документа.
2. Показана оцінка впевненості є оцінкою методу. Вона не є запевненням або гарантією правильності пропозиції.
3. FinoAI не ухвалює рішень із юридичними наслідками для клієнта. Про кожне проведення вирішує клієнт своїм підтвердженням.
4. Щоб пропозиції для бізнесу клієнта ставали точнішими, ми зберігаємо, що Lexware Office показав щодо документа, що запропонував FinoAI, що вирішив клієнт і чим закінчилося проведення. Дані одного клієнта ми не використовуємо для пропозицій, які робимо наступним клієнтам.

§ 11 Права використання

1. На строк договору ми надаємо клієнтові просте, невиключне право використовувати FinoAI за призначенням для власних ділових цілей. Це право не можна передавати, і воно не допускає субліцензій.
2. Податкові консультанти, бухгалтери та подібні постачальники послуг можуть використовувати FinoAI для бухгалтерії своїх клієнтів, якщо відповідний клієнт дав їм право доступу до свого Lexware Office.
3. Клієнт не має права копіювати, поширювати, робити загальнодоступним, змінювати FinoAI або відновлювати його вихідний вигляд, крім випадків, коли це обов’язково дозволено §§ 69d, 69e закону Німеччини про авторське право. Видаляти знаки авторського права та інші охоронні позначки не можна.
4. Усі права на FinoAI, на методи, що лежать у його основі, на торговельні марки та позначення залишаються в нас або наших ліцензіарів. Вміст клієнта залишається вмістом клієнта. Клієнт надає нам права, потрібні для надання послуг за цим договором.
5. Зауваження та пропозиції клієнта щодо FinoAI ми можемо використовувати для розвитку продукту без оплати і без зазначення імені.

§ 12 Доступність і зміни послуги

1. Ми дбаємо, щоб FinoAI був доступний із якомога меншими перервами. Певної доступності ми не обіцяємо. Час, коли FinoAI недоступний через обслуговування, технічні збої поза сферою нашого впливу або непереборну силу, не дає клієнтові права на вимоги. Планове обслуговування ми за можливості проводимо в години низького навантаження.
2. FinoAI працює на інтерфейсі Lexware Office. Якщо постачальник Lexware Office змінює цей інтерфейс, його функції або умови використання, окремі функції FinoAI можуть бути тимчасово або постійно обмежені. Ми пристосовуємо FinoAI в розумний строк, наскільки це технічно можливо й економічно виправдано. Якщо FinoAI бачить у Lexware Office неочікуваний стан, він перериває відповідний крок і не виконує його.
3. Ми постійно розвиваємо FinoAI і можемо змінювати, розширювати або припиняти функції, наскільки це прийнятно для клієнта з урахуванням наших інтересів. Про істотні обмеження набору функцій ми повідомляємо клієнта завчасно; у цьому разі він має право на позачергове розірвання на момент зміни.
4. Нові версії розширення поширюються через джерело, з якого розширення отримано. Використання FinoAI може вимагати актуальної версії.

§ 13 Сервіси третіх осіб

1. Для Lexware Office, входу через Google або Apple та оплати через Stripe діють умови відповідного постачальника. Ці сервіси не входять у нашу послугу. За їхню доступність і зміст ми не відповідаємо.
2. Для надання послуг ми залучаємо субпідрядників з обробки даних, зокрема для роботи технічної інфраструктури та для читання документів сервісом штучного інтелекту. Подробиці визначає договір про обробку даних.

§ 14 Недоліки

1. Протягом строку договору ми підтримуємо FinoAI у стані, придатному для використання за договором. Одна неправильна пропозиція сама по собі недоліком не є (§ 10).
2. Клієнт повідомляє про недоліки одразу, у текстовій формі, і описує їх так точно, як може. Ми усуваємо недоліки в розумний строк.
3. Відповідальність без вини за недоліки, що існували на момент укладення договору (§ 536a абз. 1 варіант 1 BGB), виключена.
4. Клієнт не може домагатися зменшення плати вирахуванням із поточних платежів. Його право на повернення надміру сплачених сум зберігається.
5. Строк давності за вимогами через недоліки становить дванадцять місяців. Це не діє у випадках § 15 абз. 1.

§ 15 Відповідальність

1. Ми відповідаємо без обмежень за шкоду життю, тілу або здоров’ю, за умисел і грубу необережність, за законом Німеччини про відповідальність за продукцію та в обсязі взятої нами гарантії.
2. У разі порушення через легку необережність обов’язку, виконання якого взагалі робить можливим належне виконання договору і на дотримання якого клієнт зазвичай має право покладатися (істотний договірний обов’язок), наша відповідальність обмежена передбачуваною на момент укладення договору, типовою для договору шкодою.
3. Передбачуваною, типовою для договору шкодою в розумінні абз. 2 вважається на один випадок шкоди не більше суми, яку клієнт сплатив нам за дванадцять місяців до події, що завдала шкоди, але не менше 500 €.
4. В іншому наша відповідальність за легку необережність виключена.
5. Зокрема, ми не відповідаємо за втрати, що виникли через те, що клієнт підтвердив пропозицію без власної перевірки, подав неправильні відомості про бізнес або не провів перевірку за § 9 абз. 2. Це стосується і донарахування податків, відсотків, надбавок за запізнення та прострочення, а також витрат на виправлення бухгалтерії. Абз. 1 залишається чинним.
6. За втрату даних ми відповідаємо за правилами попередніх абзаців лише в тому обсязі, який виник би і за належного збереження даних клієнтом.
7. Якщо нашу відповідальність виключено або обмежено, це діє і для особистої відповідальності наших законних представників, працівників та осіб, залучених до виконання.
8. Строк давності за вимогами клієнта про відшкодування шкоди становить дванадцять місяців від установленого законом початку перебігу строку. Це не діє у випадках абз. 1.
9. Відповідальність перед суб’єктами даних за нормами про захист даних зберігається.

§ 16 Звільнення від претензій

1. Клієнт звільняє нас від вимог третіх осіб, які ґрунтуються на тому, що клієнт використовував FinoAI протиправно або з порушенням договору чи що оброблений ним вміст порушує права третіх осіб. Це не діє, якщо клієнт не відповідає за порушення.
2. Звільнення включає розумні витрати на правовий захист. Ми одразу повідомляємо клієнта про заявлені вимоги і даємо йому можливість висловитися.

§ 17 Блокування

1. Ми можемо тимчасово заблокувати доступ клієнта, якщо є фактичні ознаки порушення цих умов, зловживання акаунтом або загрози безпеці FinoAI чи якщо клієнт прострочив належний платіж.
2. При цьому ми зважаємо на законні інтереси клієнта, повідомляємо його про блокування та його причину і знімаємо блокування, щойно причина зникла. Обов’язок сплачувати погоджену плату зберігається на час блокування, за яке відповідає клієнт.

§ 18 Конфіденційність

1. Обидві сторони зберігають у таємниці конфіденційні відомості іншої сторони, що стали відомі у зв’язку з договором, і використовують їх лише для цілей договору. Конфіденційними є, зокрема, документи, платежі та проведення клієнта.
2. Обов’язок не поширюється на відомості, які загальновідомі, були відомі стороні, що їх отримала, без обов’язку зберігати таємницю або мають бути розкриті за законом чи на вимогу органу влади або суду.
3. Обов’язок зберігати таємницю діє ще три роки після закінчення договору. Установлені законом обов’язки клієнта зберігати таємницю, зокрема за § 203 Кримінального кодексу Німеччини, зберігаються; клієнт сам перевіряє, чи має він право використовувати FinoAI в межах таких обов’язків.

§ 19 Захист даних

1. Коли ми обробляємо персональні дані для власних цілей (зокрема дані акаунта та розрахунків), діє наша політика обробки даних.
2. Коли ми обробляємо персональні дані з документів і платежів клієнта за його дорученням, відповідальним за обробку в розумінні Загального регламенту про захист даних є клієнт. Для цієї обробки діє наведений нижче договір про обробку даних. Він стає частиною договору під час реєстрації.

§ 20 Непереборна сила

1. Жодна сторона не відповідає за невиконання обов’язків, якщо його спричинили обставини поза сферою її впливу, яких вона не могла передбачити на момент укладення договору. До них належать, зокрема, природні явища, заходи органів влади, трудові конфлікти, збої енергопостачання або мереж, а також атаки третіх осіб на інформаційні системи за наявності співмірних захисних заходів.
2. Сторона, якої це стосується, одразу повідомляє іншу сторону і намагається зменшити наслідки.

§ 21 Зміна умов

1. Ми можемо змінювати ці умови на майбутнє, якщо це потрібно через зміну законодавства, практики вищих судів, технічних обставин або обсягу послуг і клієнт при цьому не опиняється в неспівмірно невигідному становищі.
2. Змінені умови ми надсилаємо клієнтові в текстовій формі не пізніше ніж за шість тижнів до набрання ними чинності. Якщо клієнт у цей строк не заперечив у текстовій формі, змінені умови вважаються прийнятими. На цей наслідок і на право заперечити ми окремо вказуємо в повідомленні.
3. Якщо клієнт заперечив, договір діє далі на попередніх умовах. У цьому разі ми можемо розірвати його зі строком повідомлення з § 8 абз. 3.
4. Зміни, які істотно зсувають співвідношення послуги та оплати не на користь клієнта, потребують прямої згоди клієнта. § 7 абз. 9 залишається чинним.

§ 22 Прикінцеві положення

1. Застосовується право Федеративної Республіки Німеччина. Конвенція ООН про договори міжнародної купівлі-продажу товарів не застосовується.
2. Якщо клієнт є комерсантом, юридичною особою публічного права або публічно-правовим відокремленим фондом, виключним місцем розгляду всіх спорів із цього договору та у зв’язку з ним є Ессен (Essen). Ми можемо подати позов до клієнта і за його загальним місцем підсудності.
3. Мова договору німецька. Версії цих умов іншими мовами слугують лише для розуміння; у разі розбіжностей діє німецька версія.
4. Заяви, що стосуються договору, потребують текстової форми, якщо ці умови не визначають іншого. Повідомлення клієнтові ми можемо надсилати на адресу пошти, вказану в акаунті.
5. Клієнт може передавати права та обов’язки за цим договором третім особам лише з нашої згоди в текстовій формі. § 354a Торгового уложення Німеччини залишається чинним. Ми можемо передати договір пов’язаній із нами компанії або правонаступникові; у цьому разі клієнт має право розірвати договір на момент передання.
6. Якщо якесь положення цих умов недійсне або нездійсненне чи стане таким, інші положення зберігають силу. Замість недійсного положення діє норма закону.
7. Ми не готові й не зобов’язані брати участь у процедурах врегулювання спорів у споживчому арбітражному органі.

Преамбула

Клієнт (далі «відповідальний») використовує FinoAI на підставі загальних умов використання (далі «основний договір»). При цьому постачальник (далі «обробник») за дорученням відповідального обробляє персональні дані, що містяться в документах і платежах відповідального. Цей договір визначає права та обов’язки обох сторін під час такої обробки. Він укладається під час реєстрації відповідального і є частиною основного договору. У разі суперечностей між цим договором та основним договором у питаннях захисту даних діє цей договір.

§ 1 Предмет і строк

1. Предметом є обробка персональних даних обробником в обсязі, потрібному для надання послуг за основним договором: читання документів і платежів із Lexware Office відповідального, створення пропозицій, проведення підтверджених пропозицій і ведення журналу про це.
2. Цей договір діє протягом строку основного договору. Він закінчується, коли обробник видалив або повернув усі дані, оброблені за дорученням.
3. Для даних акаунта, розрахунків і використання сайтів постачальник сам є відповідальним. Ця обробка не входить у предмет договору; для неї діє політика обробки даних.

§ 2 Вид і мета обробки, види даних, суб’єкти даних

1. Мета: допомога в підготовчому бухгалтерському обліку відповідального в Lexware Office за основним договором.
2. Вид обробки: збирання шляхом читання в Lexware Office відповідального, передання на сервер обробника, читання тексту й полів, зіставлення, зберігання в журналі, внесення в Lexware Office, видалення.
3. Види даних:
   • зміст документів: імена, назви фірм та адреси тих, хто виставив і отримав документ, номери рахунків, клієнтів, замовлень і договорів, дата, суми, ставки ПДВ, податкові номери та номери платника ПДВ, банківські реквізити, найменування поставлених товарів і послуг,
   • зміст платежів: ім’я отримувача або платника, призначення платежу, сума, дата,
   • відомості з Lexware Office про документ і платіж: контакт, рахунок обліку, ставка ПДВ, статус, прив’язки,
   • відомості про бізнес відповідального та його рішення щодо пропозицій.
4. Суб’єкти даних: постачальники, клієнти та інші ділові партнери відповідального і їхні контактні особи; працівники відповідального, якщо їх названо в документах або платежах (наприклад, під час виплати зарплати чи відшкодування витрат); сам відповідальний і його представники.
5. Особливі категорії персональних даних (ст. 9 GDPR) не входять у предмет доручення. Відповідальний забезпечує, що документи, з яких видно такі дані (наприклад, рахунки за лікування певної людини), він віддає на обробку лише за наявності на це права.

§ 3 Вказівки

1. Обробник обробляє дані лише за документованою вказівкою відповідального, зокрема щодо передання в третю країну, крім випадків, коли право Союзу або держави-члена зобов’язує його до іншої обробки. У такому разі він повідомляє відповідального про правові вимоги до обробки, якщо право не забороняє такого повідомлення.
2. Вказівки відповідального випливають з основного договору, із цього договору та з налаштувань і дій відповідального у FinoAI (зокрема згода на читання, підтвердження, відхилення, видалення). Подальші окремі вказівки відповідальний дає в текстовій формі.
3. Якщо обробник вважає вказівку протиправною, він одразу вказує на це відповідальному. Він має право призупинити виконання, доки відповідальний не підтвердить або не змінить вказівку.
4. Обробник не використовує дані, оброблені за дорученням, для власних цілей і для послуг, які він надає наступним клієнтам.

§ 4 Обов’язки відповідального

1. Відповідальний відповідає за законність обробки, за дотримання прав суб’єктів даних і за виконання своїх обов’язків щодо інформування.
2. Відповідальний одразу повідомляє обробника, якщо виявляє помилки або порушення в обробці.

§ 5 Конфіденційність

1. До обробки обробник залучає лише осіб, які зобов’язалися зберігати таємницю або підпадають під співмірний обов’язок зберігати таємницю за законом і яких ознайомили з нормами про захист даних, що їх стосуються.
2. Обов’язок зберігати таємницю діє і після закінчення їхньої роботи.

§ 6 Безпека обробки

1. Обробник вживає технічних та організаційних заходів, потрібних за ст. 32 GDPR. Їх описано в додатку 1.
2. Заходи залежать від технічного прогресу. Обробник має право замінювати їх рівноцінними або кращими. Рівень захисту з додатка 1 при цьому не можна знижувати.

§ 7 Субпідрядники з обробки

1. Відповідальний дає обробникові загальний дозвіл залучати інших обробників (субпідрядників). Субпідрядників, залучених на момент укладення договору, названо в додатку 2; вони вважаються схваленими.
2. Про заплановане залучення або заміну субпідрядника обробник повідомляє відповідального в текстовій формі не пізніше ніж за 30 днів. Відповідальний може заперечити проти зміни протягом 14 днів після отримання повідомлення з вагомої причини, пов’язаної із захистом даних. У разі заперечення обробник може надавати послугу без нового субпідрядника або, якщо це неможливо чи неприйнятно, розірвати основний договір на момент зміни; таке саме право має відповідальний.
3. Обробник договором покладає на кожного субпідрядника ті самі обов’язки щодо захисту даних, що встановлені цим договором, зокрема достатні гарантії належних технічних та організаційних заходів. Якщо субпідрядник не виконує своїх обов’язків, обробник відповідає перед відповідальним за їх виконання.
4. Субпідрядом з обробки не вважаються послуги, якими обробник користується як суто допоміжними: зв’язок, пошта та перевезення, обслуговування без доступу до даних відповідального, утилізація носіїв даних.

§ 8 Передання в треті країни

1. Обробка за межами Європейського Союзу та Європейської економічної зони відбувається лише в обсязі, вказаному в додатку 2 або погодженому відповідальним, і лише за дотримання вимог ст. 44 і наступних GDPR.
2. Для отримувачів у Сполучених Штатах Америки, названих у додатку 2, передання ґрунтується на рішенні Європейської комісії про адекватність за рамковою угодою про захист даних між ЄС і США, якщо отримувач сертифікований за нею, а в інших випадках на стандартних договірних умовах Європейської комісії (виконавче рішення (ЄС) 2021/914) з потрібними додатковими заходами.
3. Відповідальний доручає обробникові передавати документи на читання сервісу штучного інтелекту, названому в додатку 2. FinoAI читає лише після того, як відповідальний погодився з цим у FinoAI. Згоду можна будь-коли відкликати в налаштуваннях; після цього FinoAI нічого не читає.

§ 9 Допомога відповідальному

1. Обробник за можливості допомагає відповідальному належними технічними та організаційними заходами відповідати на звернення суб’єктів даних за главою III GDPR. Якщо суб’єкт даних звертається прямо до обробника, той одразу передає звернення відповідальному і сам на нього не відповідає.
2. З урахуванням виду обробки та доступних йому відомостей обробник допомагає відповідальному дотримуватися обов’язків за ст. 32–36 GDPR, зокрема під час оцінки впливу на захист даних і попередньої консультації з наглядовим органом.
3. Допомогу, яка виходить за межі обов’язків обробника за законом або спричинена поведінкою відповідального, обробник може оплачувати за витратами за розумними ставками, якщо заздалегідь на це вказав.

§ 10 Порушення захисту персональних даних

1. Про порушення захисту даних, оброблених за дорученням, обробник повідомляє відповідального одразу після того, як дізнався про нього, за можливості протягом 48 годин.
2. Повідомлення містить, наскільки це відомо, вид порушення, зачеплені категорії та приблизну кількість зачеплених осіб і записів, очікувані наслідки та вжиті або запропоновані заходи. Відомості, яких ще немає, обробник доповнює без необґрунтованої затримки.
3. Обробник одразу вживає потрібних заходів, щоб захистити дані та зменшити можливі шкідливі наслідки.

§ 11 Видалення і повернення

1. Документи та їхні зображення обробник зберігає лише на час читання. Після читання на його сервері вони не залишаються.
2. Журнал (прочитані поля, пропозиції, рішення, результат проведення) обробник зберігає протягом строку основного договору. Відповідальний може будь-коли видалити його в налаштуваннях FinoAI («Видалити дані») або вказівкою в текстовій формі.
3. Після закінчення основного договору обробник видаляє всі дані, оброблені за дорученням, протягом 30 днів, якщо право Союзу або держави-члена не зобов’язує зберігати їх довше. Повернення не потрібне, бо оригінали залишаються у відповідального в Lexware Office.
4. На вимогу обробник підтверджує відповідальному видалення в текстовій формі.

§ 12 Підтвердження і перевірки

1. На запит обробник надає відповідальному всі відомості, потрібні для підтвердження дотримання обов’язків зі ст. 28 GDPR і цього договору.
2. Відповідальний може перевіряти дотримання сам або через перевіряльника, зобов’язаного зберігати таємницю. Перевірки проводяться після повідомлення не менш ніж за 14 днів, у звичайний робочий час, без неспівмірних перешкод роботі та не частіше одного разу на календарний рік, якщо немає особливого приводу. Перевіряльник не повинен бути конкурентом обробника.
3. Обробник може підтверджувати дотримання також актуальними сертифікатами, звітами або витягами зі звітів незалежних організацій чи належними власними відомостями, якщо вони дають відповідальному можливість співмірної перевірки. Для субпідрядників діють їхні власні підтвердження.

§ 13 Відповідальність

1. Для відповідальності перед суб’єктами даних діє ст. 82 GDPR.
2. У відносинах між сторонами діють положення основного договору про відповідальність.

§ 14 Прикінцеві положення

1. Зміни та доповнення цього договору потребують текстової форми. Обробник може змінювати цей договір на тих умовах і в тому порядку, які основний договір передбачає для зміни умов використання.
2. Якщо даним відповідального в обробника загрожують арешт, вилучення, процедура неспроможності або інші події чи заходи третіх осіб, обробник одразу повідомляє про це відповідального і вказує органам, що діють, що відповідальність за дані лежить на відповідальному.
3. Застосовується право Федеративної Республіки Німеччина. Місце розгляду спорів визначає основний договір.
4. Якщо якесь положення цього договору недійсне, інші положення зберігають силу.

Додаток 1: технічні та організаційні заходи

1. Конфіденційність

• Доступ до систем: керувати системами можуть лише поіменно визначені люди, з особистими обліковими записами і другим фактором там, де сервіс його передбачає. Ключі доступу до сервісів лежать у захищеному сховищі секретів і відсутні у вихідному коді.
• Доступ до даних: кожен запит до сервера несе ідентифікатор установки клієнта; завдання і журнали ведуться окремо для кожної установки та компанії, завдання доступне лише тій установці, яка його почала. Розширення працює лише на app.lexware.de і приймає команди лише від сторінки FinoAI.
• Акаунт клієнта: паролі зберігаються лише як контрольне значення, створене призначеним для цього методом, коди підтвердження лише як контрольне значення і десять хвилин. Ключі доступу розширення зберігаються лише як контрольне значення. Кількість спроб входу обмежена за адресою і за підключенням.
• Розділення: окремі системи для входу та акаунта і для читання документів. Розробка і робоче середовище розділені; тести йдуть на вигаданих даних.
• Шифрування: усі з’єднання між розширенням, сторінкою FinoAI, сервером і субпідрядниками зашифровані за сучасним рівнем техніки (TLS). Дані в базах хостинг-провайдера зашифровані під час зберігання.

2. Цілісність

• Передання: документи передаються лише на сервер обробника і звідти лише сервісу з додатка 2 для читання. Іншим третім особам вони не передаються.
• Введення: кожне проведення потребує підтвердження клієнта. Кожне підтвердження і кожен результат проведення записуються в історію з часом. Перед кожним незворотним кроком розширення ще раз перевіряє, чи дозволена серія проведень і чи показує Lexware Office очікуваний стан; у разі розбіжності воно перериває крок.
• Зміни програми: кожна зміна простежувано записується в системі керування версіями й автоматично перевіряється перед випуском.

3. Доступність і стійкість

• Сайти, сервіс входу та бази даних працюють у хостинг-провайдера з розподіленою інфраструктурою і захистом від атак перевантаженням.
• Резервні копії бази акаунтів перед кожною зміною її структури.
• Оригінали документів і всі проведення перебувають у клієнта в Lexware Office; збій FinoAI не призводить до втрати цих даних.

4. Порядок регулярної перевірки

• Мінімум даних за замовчуванням: документи після читання не зберігаються; на пристрої клієнта зображення документів не зберігаються; історія на пристрої видаляється через 90 днів.
• Субпідрядники обираються за їхніми гарантіями захисту даних, з ними укладаються потрібні договори, їхні підтвердження регулярно переглядаються.
• Порядок дій у разі порушень захисту персональних даних і звернень суб’єктів даних.
• Регулярна перевірка та оновлення цих заходів.

Додаток 2: субпідрядники з обробки

Платіжний сервіс і постачальники входу через Google та Apple не обробляють дані з документів і платежів. Вони не є субпідрядниками з обробки в розумінні цього договору; відомості про них є в політиці обробки даних.