1. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für die in dieser Erklärung beschriebene Verarbeitung ist der Anbieter von FinoAI:

Anfragen zum Datenschutz richten Sie bitte an die oben genannte Adresse mit dem Betreff „Datenschutz“.

2. Überblick und Rollen

FinoAI ist eine Erweiterung für die Programme Chrome und Edge mit einer dazugehörigen Internetseite (FinoAI-Seite, app.finoai.de). FinoAI liest in Ihrem Lexware Office Belege und Bankumsätze, schlägt Zuordnung, Kategorie und Steuersatz vor und bucht in Lexware Office, was Sie freigeben. FinoAI ist kein Produkt der Haufe-Lexware GmbH & Co. KG.

Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten sind zwei Bereiche zu unterscheiden:

• Eigene Verantwortung. Für die Daten Ihres Kontos, der Abrechnung, der Anmeldung und des Besuchs unserer Internetseiten sind wir Verantwortlicher. Diese Verarbeitung beschreibt diese Erklärung.
• Verarbeitung im Auftrag. Die Inhalte Ihrer Belege und Bankumsätze verarbeiten wir in Ihrem Auftrag. Verantwortlicher für diese Daten sind Sie. Grundlage ist der Vertrag über die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Die Abschnitte 6, 7 und 16 beschreiben diese Verarbeitung zu Ihrer Information.

FinoAI richtet sich an Unternehmer. Ein Angebot an Verbraucher oder an Minderjährige ist FinoAI nicht.

3. Aufruf der Internetseiten

Beim Aufruf von finoai.de, app.finoai.de und auth.finoai.de werden technisch notwendige Zugriffsdaten verarbeitet: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Kennung des verwendeten Programms und des Betriebssystems sowie die zuvor besuchte Seite, soweit Ihr Programm sie übermittelt.

Zweck: Auslieferung der Seiten, Stabilität und Sicherheit des Betriebs, Abwehr von Angriffen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und störungsfreien Betrieb.

Empfänger: Die Seiten werden über das Netz der Cloudflare, Inc. ausgeliefert (Abschnitt 11). Cloudflare verarbeitet die Zugriffsdaten in unserem Auftrag.

Wir setzen keine Werkzeuge zur Analyse des Nutzungsverhaltens und keine Werbung ein. Die Seiten laden keine Inhalte von Dritten nach. Schriften und Bilder liefern wir selbst aus.

4. Cookies und Speicher im Gerät

Wir speichern und lesen in Ihrem Gerät nur, was für den von Ihnen gewünschten Dienst unbedingt erforderlich ist (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich, ein Hinweisfenster zu Cookies zeigen wir deshalb nicht.

5. Registrierung, Anmeldung und Konto

5.1 Registrierung mit E-Mail-Adresse und Passwort

Für die Registrierung verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse und das von Ihnen gewählte Passwort. Das Passwort speichern wir ausschließlich als Prüfwert nach einem dafür bestimmten Verfahren; im Klartext liegt es uns nicht vor. Zur Bestätigung Ihrer Adresse senden wir Ihnen einen sechsstelligen Code. Er gilt zehn Minuten und wird nur als Prüfwert gespeichert. Dasselbe gilt für den Code, mit dem Sie ein neues Passwort vergeben.

5.2 Anmeldung über Google oder Apple

Melden Sie sich über Google (Google Ireland Limited) oder Apple (Apple Distribution International Limited) an, bestätigt uns dieser Dienst Ihre Identität. Wir erhalten und speichern Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen und die Kennung dieses Kontos. Profilbild und Zugriffsschlüssel dieser Dienste speichern wir nicht. Der Dienst erfährt, dass Sie sich bei FinoAI anmelden. Für die Verarbeitung bei Google und Apple gelten deren Datenschutzbestimmungen.

5.3 Prüfung der E-Mail-Adresse

Bei der Registrierung prüfen wir, ob die Domain Ihrer Adresse E-Mails annimmt. Dafür geht nur der Name der Domain an den Namensdienst von Cloudflare. Adressen von Diensten für Wegwerf-Adressen nehmen wir nicht an; dazu gleichen wir die Domain mit einer Liste ab, die bei uns liegt.

5.4 Sitzung

Nach der Anmeldung setzen wir das in Abschnitt 4 genannte Cookie. Zur Sitzung speichern wir IP-Adresse und Kennung des verwendeten Programms, damit Sie und wir unberechtigte Anmeldungen erkennen können.

5.5 Angaben im Konto

Im Konto speichern wir: Sprache; Zeitpunkt und Fassung Ihrer Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen; Ihre Angaben zum Betrieb (Branche, Rechtsform, umsatzsteuerliche Stellung, Mitarbeiter, Fahrzeug); Tarif, Beginn der Testphase und Zahl der gebuchten Belege (ohne Inhalte); Rechnungsangaben (Firma, Anschrift, E-Mail-Adresse für Rechnungen, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Steuernummer); eine Kündigung mit dem von Ihnen genannten Grund.

Zweck: Einrichtung und Führung des Kontos, Erbringung der vertraglichen Leistungen, Abrechnung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO (Vertrag und vorvertragliche Maßnahmen); für die Prüfung der Adresse und die Angaben zur Sitzung Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO (Schutz vor Missbrauch).

Ort: Die Daten des Kontos liegen in einer Datenbank bei Cloudflare mit Speicherort in der Europäischen Union.

6. Nutzung von FinoAI

6.1 In der Erweiterung, in Ihrem Gerät

• Einstellungen, Sprache und Ihre Angaben zum Betrieb,
• die letzten Vorschläge mit den gelesenen Feldern der Belege und Umsätze, ohne die Abbilder der Belege,
• der Verlauf der Buchungen (höchstens 90 Tage), die offenen Posten von der Startseite von Lexware Office und der Zeitpunkt Ihrer Zustimmung zum Lesen.

Diese Daten bleiben in der Erweiterung. Die Erweiterung arbeitet ausschließlich auf app.lexware.de und nimmt Anweisungen nur von der FinoAI-Seite entgegen. Ihr Passwort für Lexware Office verarbeitet FinoAI nicht: Die Erweiterung arbeitet in dem Fenster, in dem Sie selbst angemeldet sind.

6.2 Auf der FinoAI-Seite

Die FinoAI-Seite zeigt Ihnen Vorschläge, Verlauf und Konto. Belege und Umsätze speichert und sendet die Seite nicht selbst; sie erhält sie von der Erweiterung in Ihrem Gerät. Die Angaben zum Konto holt und speichert sie bei unserem Anmeldedienst (Abschnitt 5).

6.3 Auf dem FinoAI-Server, erst nach Ihrer Zustimmung

• die Belege unter „Zu prüfen“ als Datei oder Abbild und ihre Felder (Lieferant, Nummer, Datum, Betrag, Konto, Steuer),
• die offenen Bankumsätze (Name, Verwendungszweck, Betrag, Datum) und die von Lexware Office dazu angezeigten Vorschläge,
• der Name Ihres Unternehmens in Lexware Office und Ihre Angaben zum Betrieb,
• Ihre Entscheidungen zu den Vorschlägen (freigegeben, geändert, abgelehnt) und das Ergebnis jeder Buchung.

Zweck: Erzeugen der Vorschläge, Ausführen der freigegebenen Buchungen, Nachvollziehbarkeit von Fehlern und genauere Vorschläge für Ihr Unternehmen anhand Ihrer früheren Entscheidungen.

Rechtsgrundlage: Soweit die Daten Sie selbst betreffen, Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Die in den Belegen und Umsätzen enthaltenen Daten Dritter verarbeiten wir in Ihrem Auftrag (Art. 28 DSGVO); die Rechtsgrundlage dafür bestimmen Sie als Verantwortlicher, in der Regel Art. 6 Abs. 1 Buchst. b, c oder f DSGVO.

FinoAI liest erst, nachdem Sie dem in FinoAI zugestimmt haben. Die Zustimmung können Sie in den Einstellungen jederzeit zurückziehen („Zustimmung zurückziehen“). Danach liest FinoAI nichts mehr.

Die Daten eines Unternehmens verwenden wir nicht für die Vorschläge an ein weiteres Unternehmen.

7. Lesen der Belege mit künstlicher Intelligenz

Zum Lesen der Belege (Erkennen von Text, Feldern und Positionen) gibt der FinoAI-Server die Belege an einen Dienst der künstlichen Intelligenz weiter, dessen Anbieter seinen Sitz in den Vereinigten Staaten von Amerika hat. Die Verarbeitung findet insoweit außerhalb der Europäischen Union statt (Abschnitt 12). Der Dienst verarbeitet die Belege in unserem Auftrag und nur für diesen Zweck. Nach seinen vertraglichen Bedingungen verwendet er die Inhalte nicht zur Entwicklung seiner eigenen Verfahren.

FinoAI trifft keine Entscheidung, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt (Art. 22 DSGVO). Jeder Vorschlag wird erst durch Ihre Freigabe zur Buchung. Ein Profiling findet nicht statt.

8. Zahlung und Abrechnung

Entgeltliche Tarife rechnen wir über den Zahlungsdienstleister Stripe ab (Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland). An Stripe gehen Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Rechnungsangaben, der gewählte Tarif und die Zahl der abzurechnenden Belege. Die Daten Ihres Zahlungsmittels geben Sie unmittelbar bei Stripe ein; uns liegen sie nicht vor. Wir erhalten von Stripe die Bestätigung der Zahlung, den Stand des Abonnements und die Rechnungen.

Zweck: Abwicklung der Zahlung, Rechnungsstellung, Erfüllung der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO; für die Aufbewahrung Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO in Verbindung mit § 147 AO und § 257 HGB.

Stripe verarbeitet die Daten teils in unserem Auftrag, teils in eigener Verantwortung, etwa zur Erfüllung eigener gesetzlicher Pflichten und zur Vorbeugung gegen Betrug. Dafür gelten die Datenschutzbestimmungen von Stripe.

9. E-Mails und Anfragen

Wir senden Ihnen E-Mails, die für den Vertrag erforderlich sind: den Code zur Bestätigung der Adresse, den Code für ein neues Passwort und Mitteilungen zu Vertrag, Abrechnung und wesentlichen Änderungen. Werbung per E-Mail versenden wir ohne Ihre gesonderte Einwilligung nicht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO.

Wenden Sie sich mit einer Anfrage an uns, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b oder f DSGVO). Nutzen Sie dafür einen Nachrichtendienst eines Dritten, gelten für die Übermittlung dessen Bestimmungen.

10. Schutz vor Missbrauch

Wir begrenzen die Zahl der Versuche bei Registrierung, Anmeldung und Versand von Codes. Dafür speichern wir bis zu 24 Stunden mit einem Schlüssel gebildete Prüfwerte von IP-Adresse und E-Mail-Adresse. Nach der Löschung eines Kontos bewahren wir zwölf Monate einen Prüfwert der E-Mail-Adresse mit der Zahl der genutzten Testbelege auf, damit die unentgeltliche Testphase nicht mehrfach in Anspruch genommen wird.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Sicherheit der Konten und im Schutz vor missbräuchlicher Nutzung.

11. Empfänger

Darüber hinaus geben wir Daten nur weiter, wenn wir dazu gesetzlich verpflichtet sind (etwa gegenüber Finanzbehörden, Gerichten oder Strafverfolgungsbehörden) oder soweit es zur Durchsetzung unserer Ansprüche erforderlich ist (etwa an Rechtsanwälte, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer, die zur Verschwiegenheit verpflichtet sind).

Wir verkaufen keine Daten und geben keine Daten zu Zwecken der Werbung weiter.

12. Übermittlung in Drittländer

Einige der in Abschnitt 11 genannten Empfänger haben ihren Sitz in den Vereinigten Staaten von Amerika oder setzen dort verbundene Unternehmen ein. Die Übermittlung beruht auf dem Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vom 10. Juli 2023 zum Datenschutzrahmen zwischen der Europäischen Union und den Vereinigten Staaten (Art. 45 DSGVO), soweit der Empfänger danach zertifiziert ist, im Übrigen auf den Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Art. 46 Abs. 2 Buchst. c DSGVO, Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914). Eine Kopie der vereinbarten Garantien erhalten Sie auf Anfrage.

13. Speicherdauer und Löschung

Die in Lexware Office vorgenommenen Buchungen und die dort abgelegten Belege sind Daten in Ihrem Lexware Office. Auf deren Speicherdauer haben wir keinen Einfluss.

14. Pflicht zur Bereitstellung

Die Bereitstellung Ihrer Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Ohne E-Mail-Adresse und Passwort oder die Anmeldung über Google oder Apple können wir kein Konto einrichten; ohne Ihre Zustimmung zum Lesen kann FinoAI keine Vorschläge erzeugen; ohne Rechnungsangaben und Zahlungsmittel ist ein entgeltlicher Tarif nicht möglich.

15. Ihre Rechte

Ihnen stehen nach der DSGVO folgende Rechte zu:

• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16),
• Löschung (Art. 17) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20),
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3),
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77), insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an die Adresse aus Abschnitt 1. Vieles können Sie selbst tun: Angaben im Konto ändern, die Zustimmung zum Lesen zurückziehen, Daten und Konto löschen (jeweils in den Einstellungen von FinoAI).

Rechte von Personen, deren Daten in Ihren Belegen und Umsätzen stehen, richten sich gegen Sie als Verantwortlichen. Wir unterstützen Sie bei der Beantwortung nach Maßgabe des Vertrags über die Auftragsverarbeitung.

16. Daten Dritter in Belegen

Belege und Umsätze enthalten Namen, Anschriften und Bankverbindungen von Lieferanten, Kunden, Zahlern und gegebenenfalls von Beschäftigten. Für diese Daten sind Sie verantwortlich; wir verarbeiten sie in Ihrem Auftrag nach dem Vertrag über die Auftragsverarbeitung. Bitte prüfen Sie, ob Sie Ihre Geschäftspartner und Beschäftigten über den Einsatz von FinoAI informieren müssen (Art. 13, 14 DSGVO).

Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO), etwa Angaben zur Gesundheit, sind nicht Gegenstand von FinoAI. Bitte lassen Sie Lohnunterlagen und Belege, aus denen solche Angaben hervorgehen, nicht von FinoAI lesen.

17. Sicherheit

Alle Verbindungen zwischen Ihrem Gerät, unseren Seiten, dem FinoAI-Server und den genannten Empfängern sind verschlüsselt. Passwörter, Codes und Zugangskennungen speichern wir nur als Prüfwert. Die Daten des Kontos sind im Ruhezustand verschlüsselt. Jede Buchung setzt Ihre Freigabe voraus und wird mit Zeitpunkt festgehalten. Einzelheiten nennt Anlage 1 des Vertrags über die Auftragsverarbeitung.

18. Chrome Web Store

FinoAI nutzt die Daten, die die Erweiterung liest, ausschließlich für die in dieser Erklärung beschriebene Aufgabe. Die Nutzung entspricht der Chrome Web Store User Data Policy einschließlich der Anforderungen zu Limited Use: kein Verkauf, keine Werbung, keine Prüfung der Kreditwürdigkeit, Weitergabe nur an die Empfänger aus Abschnitt 11 und nur, soweit es für die Aufgabe erforderlich ist. Menschen lesen die Inhalte nicht, es sei denn, Sie bitten uns ausdrücklich um Hilfe bei einem bestimmten Beleg oder es ist zur Abwehr von Missbrauch oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich.

19. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich FinoAI, die eingesetzten Dienste oder die Rechtslage ändern. Über wesentliche Änderungen unterrichten wir Sie per E-Mail oder auf der FinoAI-Seite. Es gilt die jeweils unter finoai.de/datenschutz veröffentlichte Fassung. Maßgeblich ist die deutsche Fassung; Fassungen in anderen Sprachen dienen dem Verständnis.

1. Controller and contact

The controller within the meaning of the General Data Protection Regulation (GDPR) for the processing described in this policy is the provider of FinoAI:

Please send privacy requests to the address above with the subject “Privacy”.

2. Overview and roles

FinoAI is an extension for Chrome and Edge with a website that belongs to it (the FinoAI page, app.finoai.de). FinoAI reads documents and bank lines in your Lexware Office, proposes the match, the category and the VAT rate, and books in Lexware Office what you approve. FinoAI is not a product of Haufe-Lexware GmbH & Co. KG.

Two areas of processing have to be told apart:

• Our own responsibility. We are the controller for the data of your account, billing, sign-in and visits to our websites. This policy describes that processing.
• Processing on your behalf. We process the contents of your documents and bank lines on your behalf. You are the controller for this data. The basis is the data processing agreement under Art. 28 GDPR. Sections 6, 7 and 16 describe this processing for your information.

FinoAI is meant for businesses. It is not offered to consumers or to minors.

3. Visiting the websites

When finoai.de, app.finoai.de or auth.finoai.de is opened, technically necessary access data is processed: IP address, time, the address requested, the amount of data sent, the identifier of the program and operating system used, and the page visited before, as far as your program sends it.

Purpose: delivering the pages, stable and secure operation, defence against attacks.

Legal basis: Art. 6(1)(f) GDPR. Our legitimate interest is secure and undisturbed operation.

Recipient: the pages are delivered through the network of Cloudflare, Inc. (section 11). Cloudflare processes the access data on our behalf.

We use no tools that analyse how the pages are used and no advertising. The pages load no content from third parties. We deliver fonts and images ourselves.

4. Cookies and storage on your device

We store and read on your device only what is strictly necessary for the service you asked for (§ 25(2) no. 2 of the German TDDDG). No consent is needed for this, so we show no cookie notice.

5. Registration, sign-in and account

5.1 Registration with email address and password

To register you we process your email address and the password you choose. We store the password only as a check value made with a method meant for this purpose; we never hold it in plain text. To confirm your address we send you a six-digit code. It is valid for ten minutes and is stored only as a check value. The same applies to the code you use to set a new password.

5.2 Sign-in with Google or Apple

When you sign in with Google (Google Ireland Limited) or Apple (Apple Distribution International Limited), that service confirms your identity to us. We receive and store your email address, your name and the identifier of that account. We do not store the profile picture or any access keys of these services. The service learns that you are signing in to FinoAI. The privacy terms of Google and Apple apply to their processing.

5.3 Checking the email address

During registration we check whether the domain of your address accepts mail. Only the name of the domain goes to Cloudflare's name service for this. We do not accept addresses of throw-away mail services; we compare the domain with a list kept on our side.

5.4 Session

After sign-in we set the cookie named in section 4. With the session we store the IP address and the identifier of the program used, so that you and we can notice sign-ins that are not yours.

5.5 Data in the account

In the account we store: language; time and version of your consent to the terms of use; your answers about the business (line of business, legal form, VAT status, employees, vehicle); plan, start of the trial and number of booked documents (no contents); invoice details (company, address, email address for invoices, VAT ID, tax number); a cancellation with the reason you gave.

Purpose: setting up and keeping the account, providing the contractual services, billing.

Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR (contract and steps before a contract); for the address check and the session data Art. 6(1)(f) GDPR (protection against misuse).

Place: account data is kept in a Cloudflare database with storage in the European Union.

6. Using FinoAI

6.1 In the extension, on your device

• settings, language and your answers about the business,
• the last proposals with the fields read from documents and bank lines, without the pictures of the documents,
• the history of bookings (90 days at most), the open items from the start page of Lexware Office and the time of your consent to reading.

This data stays in the extension. The extension works only on app.lexware.de and takes instructions only from the FinoAI page. FinoAI does not process your Lexware Office password: the extension works in the window where you are signed in yourself.

6.2 On the FinoAI page

The FinoAI page shows you proposals, history and account. It does not store or send documents and bank lines itself; it receives them from the extension on your device. It fetches and stores account data at our sign-in service (section 5).

6.3 On the FinoAI server, only after your consent

• the documents under “Zu prüfen” as a file or picture and their fields (supplier, number, date, amount, account, VAT),
• the open bank lines (name, purpose, amount, date) and the suggestions Lexware Office shows for them,
• the name of your company in Lexware Office and your answers about the business,
• your decisions on the proposals (approved, changed, rejected) and the result of each booking.

Purpose: making the proposals, carrying out approved bookings, tracing errors, and more accurate proposals for your company based on your earlier decisions.

Legal basis: as far as the data concerns you yourself, Art. 6(1)(b) GDPR. Data of other people contained in documents and bank lines is processed on your behalf (Art. 28 GDPR); you as the controller determine the legal basis, usually Art. 6(1)(b), (c) or (f) GDPR.

FinoAI reads only after you have agreed to it in FinoAI. You can withdraw this consent in the settings at any time (“Withdraw consent”). FinoAI then reads nothing more.

We do not use the data of one company for proposals made to another company.

7. Reading documents with artificial intelligence

To read the documents (recognising text, fields and line items) the FinoAI server passes them on to an artificial intelligence service whose provider is based in the United States of America. To that extent processing takes place outside the European Union (section 12). The service processes the documents on our behalf and only for this purpose. Under its contractual terms it does not use the contents to develop its own systems.

FinoAI takes no decision that has legal effect on you or affects you in a similarly significant way (Art. 22 GDPR). A proposal becomes a booking only through your approval. No profiling takes place.

8. Payment and billing

Paid plans are billed through the payment provider Stripe (Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Ireland). Stripe receives your email address, your invoice details, the plan chosen and the number of documents to be billed. You enter the data of your means of payment directly at Stripe; we do not hold it. From Stripe we receive the confirmation of payment, the state of the subscription and the invoices.

Purpose: handling the payment, invoicing, meeting retention duties under commercial and tax law.

Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR; for retention Art. 6(1)(c) GDPR together with § 147 AO and § 257 HGB.

Stripe processes the data partly on our behalf and partly as a controller of its own, for example to meet its own legal duties and to prevent fraud. Stripe's privacy terms apply to that.

9. Emails and requests

We send you the emails the contract requires: the code that confirms your address, the code for a new password, and notices about the contract, billing and material changes. We send no advertising by email without your separate consent. The legal basis is Art. 6(1)(b) GDPR.

When you contact us, we process what you tell us in order to answer (Art. 6(1)(b) or (f) GDPR). If you use a third party's messaging service for this, that service's terms apply to the transmission.

10. Protection against misuse

We limit the number of attempts at registration, sign-in and the sending of codes. For this we keep keyed check values of IP address and email address for up to 24 hours. After an account is deleted we keep a check value of the email address with the number of trial documents used for twelve months, so that the free trial is not taken more than once.

Legal basis: Art. 6(1)(f) GDPR. Our legitimate interest is the security of the accounts and protection against misuse.

11. Recipients

Beyond that we pass data on only where the law obliges us to (for example to tax authorities, courts or prosecution authorities) or where it is needed to enforce our claims (for example to lawyers, tax advisers and auditors bound to secrecy).

We do not sell data and do not pass data on for advertising.

12. Transfers to third countries

Some of the recipients named in section 11 are based in the United States of America or use affiliates there. The transfer is based on the European Commission's adequacy decision of 10 July 2023 on the EU–US Data Privacy Framework (Art. 45 GDPR) where the recipient is certified under it, and otherwise on the European Commission's Standard Contractual Clauses (Art. 46(2)(c) GDPR, Implementing Decision (EU) 2021/914). You can ask us for a copy of the agreed safeguards.

13. Retention and deletion

The bookings made in Lexware Office and the documents kept there are data in your Lexware Office. We have no influence on how long they are kept.

14. Whether you have to provide data

Neither law nor contract obliges you to provide your data. Without an email address and password, or sign-in with Google or Apple, we cannot set up an account; without your consent to reading FinoAI cannot make proposals; without invoice details and a means of payment a paid plan is not possible.

15. Your rights

Under the GDPR you have the right to:

• access to the data stored about you (Art. 15),
• rectification of inaccurate data (Art. 16),
• erasure (Art. 17) and restriction of processing (Art. 18),
• data portability (Art. 20),
• withdraw a consent you gave, with effect for the future (Art. 7(3)),
• lodge a complaint with a supervisory authority (Art. 77), in particular in the Member State where you live, work or where the alleged infringement took place. The authority responsible for us is the Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, Germany.

A message to the address in section 1 is enough to exercise your rights. Much of it you can do yourself: change account details, withdraw the consent to reading, delete data and the account (all in FinoAI's settings).

Rights of people whose data is on your documents and bank lines are directed at you as the controller. We support you in answering them as set out in the data processing agreement.

16. Other people's data on documents

Documents and bank lines carry names, addresses and bank details of suppliers, customers, payers and, in some cases, employees. You are responsible for this data; we process it on your behalf under the data processing agreement. Please check whether you have to inform your business partners and employees about the use of FinoAI (Art. 13, 14 GDPR).

Special categories of personal data (Art. 9 GDPR), such as health data, are not what FinoAI is for. Please do not let FinoAI read payroll documents or documents that reveal such data.

17. Security

All connections between your device, our pages, the FinoAI server and the recipients named above are encrypted. Passwords, codes and access tokens are stored only as check values. Account data is encrypted at rest. Every booking requires your approval and is recorded with its time. Details are given in Annex 1 of the data processing agreement.

18. Chrome Web Store

FinoAI uses the data the extension reads only for the task described in this policy. This use complies with the Chrome Web Store User Data Policy, including the Limited Use requirements: no sale, no advertising, no creditworthiness checks, and transfers only to the recipients named in section 11 and only as far as the task requires. People do not read the contents unless you expressly ask us for help with a particular document, or it is needed to stop misuse or to meet legal duties.

19. Changes

We update this policy when FinoAI, the services used or the law change. We tell you about material changes by email or on the FinoAI page. The version published at finoai.de/datenschutz applies. The German version is the binding one; versions in other languages are for understanding.

1. Ответственный за обработку и контакт

Ответственным за описанную здесь обработку в смысле Общего регламента по защите данных (GDPR) является поставщик FinoAI:

Запросы о защите данных направляйте на указанный выше адрес с темой «Защита данных».

2. Обзор и роли

FinoAI это расширение для программ Chrome и Edge с относящимся к нему сайтом (страница FinoAI, app.finoai.de). FinoAI читает в вашем Lexware Office документы и банковские платежи, предлагает привязку, категорию и ставку НДС и проводит в Lexware Office то, что вы подтвердили. FinoAI не является продуктом Haufe-Lexware GmbH & Co. KG.

В обработке персональных данных есть две области:

• Наша собственная ответственность. За данные вашего аккаунта, расчётов, входа и посещения наших сайтов отвечаем мы. Эту обработку описывает данная политика.
• Обработка по поручению. Содержание ваших документов и банковских платежей мы обрабатываем по вашему поручению. Ответственным за эти данные являетесь вы. Основанием служит договор об обработке данных по ст. 28 GDPR. Разделы 6, 7 и 16 описывают эту обработку для вашего сведения.

FinoAI предназначен для предпринимателей. Потребителям и несовершеннолетним FinoAI не предлагается.

3. Посещение сайтов

При открытии finoai.de, app.finoai.de и auth.finoai.de обрабатываются технически необходимые данные доступа: IP-адрес, время, запрошенный адрес, объём переданных данных, обозначение используемой программы и операционной системы, а также ранее посещённая страница, если ваша программа её передаёт.

Цель: показ страниц, стабильная и безопасная работа, защита от атак.

Правовое основание: ст. 6 абз. 1 буква f GDPR. Наш законный интерес состоит в безопасной и бесперебойной работе.

Получатель: страницы доставляются через сеть Cloudflare, Inc. (раздел 11). Cloudflare обрабатывает данные доступа по нашему поручению.

Средств анализа поведения посетителей и рекламы у нас нет. Страницы не подгружают содержимое со сторонних серверов. Шрифты и изображения мы отдаём сами.

4. Cookie и хранение на устройстве

Мы сохраняем и читаем на вашем устройстве только то, что строго необходимо для запрошенной вами услуги (§ 25 абз. 2 № 2 закона Германии TDDDG). Согласие для этого не требуется, поэтому окно о cookie мы не показываем.

5. Регистрация, вход и аккаунт

5.1 Регистрация по адресу почты и паролю

Для регистрации мы обрабатываем ваш адрес почты и выбранный вами пароль. Пароль мы храним только в виде контрольного значения, созданного предназначенным для этого методом; в открытом виде его у нас нет. Чтобы подтвердить адрес, мы отправляем вам код из шести цифр. Он действует десять минут и хранится только как контрольное значение. То же относится к коду, с которым вы задаёте новый пароль.

5.2 Вход через Google или Apple

При входе через Google (Google Ireland Limited) или Apple (Apple Distribution International Limited) этот сервис подтверждает нам вашу личность. Мы получаем и храним ваш адрес почты, имя и идентификатор этого аккаунта. Изображение профиля и ключи доступа этих сервисов мы не храним. Сервис узнаёт, что вы входите в FinoAI. Для обработки в Google и Apple действуют их правила защиты данных.

5.3 Проверка адреса почты

При регистрации мы проверяем, принимает ли домен вашего адреса письма. Для этого в службу имён Cloudflare уходит только имя домена. Адреса сервисов временной почты мы не принимаем; для этого домен сверяется со списком, который хранится у нас.

5.4 Сессия

После входа мы ставим cookie из раздела 4. Вместе с сессией мы храним IP-адрес и обозначение используемой программы, чтобы вы и мы могли заметить чужой вход.

5.5 Сведения в аккаунте

В аккаунте мы храним: язык; время и версию вашего согласия с условиями использования; ваши сведения о бизнесе (сфера, правовая форма, статус по НДС, сотрудники, автомобиль); тариф, начало пробного периода и число проведённых документов (без содержимого); данные для счёта (название фирмы, адрес, почта для счетов, номер плательщика НДС, налоговый номер); отказ от подписки с указанной вами причиной.

Цель: создание и ведение аккаунта, оказание услуг по договору, расчёты.

Правовое основание: ст. 6 абз. 1 буква b GDPR (договор и действия до его заключения); для проверки адреса и данных сессии ст. 6 абз. 1 буква f GDPR (защита от злоупотреблений).

Место: данные аккаунта лежат в базе данных Cloudflare с хранением в Европейском союзе.

6. Использование FinoAI

6.1 В расширении, на вашем устройстве

• настройки, язык и ваши сведения о бизнесе,
• последние предложения с прочитанными полями документов и платежей, без изображений документов,
• история проводок (не дольше 90 дней), открытые позиции со стартовой страницы Lexware Office и время вашего согласия на чтение.

Эти данные остаются в расширении. Расширение работает только на app.lexware.de и принимает команды только от страницы FinoAI. Ваш пароль от Lexware Office FinoAI не обрабатывает: расширение работает в окне, где вы вошли сами.

6.2 На странице FinoAI

Страница FinoAI показывает вам предложения, историю и аккаунт. Документы и платежи сама она не хранит и не отправляет; она получает их от расширения на вашем устройстве. Данные аккаунта она получает и хранит в нашем сервисе входа (раздел 5).

6.3 На сервере FinoAI, только после вашего согласия

• документы из раздела «Zu prüfen» как файл или изображение и их поля (поставщик, номер, дата, сумма, счёт учёта, НДС),
• открытые банковские платежи (имя, назначение, сумма, дата) и предложения, которые Lexware Office показывает по ним,
• название вашей компании в Lexware Office и ваши сведения о бизнесе,
• ваши решения по предложениям (подтверждено, изменено, отклонено) и результат каждой проводки.

Цель: создание предложений, выполнение подтверждённых проводок, разбор ошибок и более точные предложения для вашей компании на основе ваших прежних решений.

Правовое основание: если данные касаются вас самих, ст. 6 абз. 1 буква b GDPR. Данные третьих лиц из документов и платежей мы обрабатываем по вашему поручению (ст. 28 GDPR); правовое основание для них определяете вы как ответственный, обычно это ст. 6 абз. 1 буква b, c или f GDPR.

FinoAI читает только после того, как вы согласились с этим в FinoAI. Согласие можно в любой момент отозвать в настройках («Отозвать согласие»). После этого FinoAI ничего не читает.

Данные одной компании мы не используем для предложений другой компании.

7. Чтение документов искусственным интеллектом

Для чтения документов (распознавание текста, полей и позиций) сервер FinoAI передаёт документы сервису искусственного интеллекта, поставщик которого находится в Соединённых Штатах Америки. В этой части обработка идёт за пределами Европейского союза (раздел 12). Сервис обрабатывает документы по нашему поручению и только для этой цели. По своим договорным условиям он не использует содержимое для развития собственных методов.

FinoAI не принимает решений, которые имеют для вас юридические последствия или существенно затрагивают вас схожим образом (ст. 22 GDPR). Предложение становится проводкой только после вашего подтверждения. Профилирования нет.

8. Оплата и расчёты

Платные тарифы мы рассчитываем через платёжный сервис Stripe (Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Ирландия). В Stripe уходят ваш адрес почты, данные для счёта, выбранный тариф и число документов к оплате. Данные способа оплаты вы вводите прямо у Stripe; у нас их нет. От Stripe мы получаем подтверждение оплаты, состояние подписки и счета.

Цель: проведение оплаты, выставление счетов, исполнение обязанностей хранения по торговому и налоговому праву.

Правовое основание: ст. 6 абз. 1 буква b GDPR; для хранения ст. 6 абз. 1 буква c GDPR вместе с § 147 AO и § 257 HGB.

Stripe обрабатывает данные частично по нашему поручению, частично под собственную ответственность, например для исполнения собственных обязанностей по закону и для предотвращения мошенничества. Для этого действуют правила защиты данных Stripe.

9. Письма и обращения

Мы отправляем вам письма, необходимые по договору: код для подтверждения адреса, код для нового пароля и сообщения о договоре, расчётах и существенных изменениях. Рекламу по почте без вашего отдельного согласия мы не отправляем. Правовое основание: ст. 6 абз. 1 буква b GDPR.

Когда вы обращаетесь к нам, мы обрабатываем ваши сведения, чтобы ответить (ст. 6 абз. 1 буква b или f GDPR). Если вы пишете через мессенджер третьей стороны, для передачи действуют его правила.

10. Защита от злоупотреблений

Мы ограничиваем число попыток регистрации, входа и отправки кодов. Для этого до 24 часов хранятся созданные с ключом контрольные значения IP-адреса и адреса почты. После удаления аккаунта двенадцать месяцев хранится контрольное значение адреса почты с числом использованных пробных документов, чтобы бесплатным пробным периодом нельзя было воспользоваться несколько раз.

Правовое основание: ст. 6 абз. 1 буква f GDPR. Наш законный интерес состоит в безопасности аккаунтов и защите от злоупотреблений.

11. Получатели

Кроме этого, мы передаём данные только тогда, когда обязаны по закону (например, налоговым органам, судам или органам уголовного преследования) или когда это нужно для защиты наших требований (например, адвокатам, налоговым консультантам и аудиторам, обязанным хранить тайну).

Данные мы не продаём и не передаём для рекламы.

12. Передача в третьи страны

Часть получателей из раздела 11 находится в Соединённых Штатах Америки или привлекает там связанные компании. Передача основана на решении Европейской комиссии от 10 июля 2023 года об адекватности по рамочному соглашению о защите данных между ЕС и США (ст. 45 GDPR), если получатель сертифицирован по нему, а в остальных случаях на стандартных договорных условиях Европейской комиссии (ст. 46 абз. 2 буква c GDPR, исполнительное решение (ЕС) 2021/914). Копию согласованных гарантий можно получить по запросу.

13. Сроки хранения и удаление

Проводки, сделанные в Lexware Office, и хранящиеся там документы являются данными в вашем Lexware Office. На срок их хранения мы не влияем.

14. Обязаны ли вы предоставлять данные

Ни закон, ни договор не обязывают вас предоставлять данные. Без адреса почты и пароля либо входа через Google или Apple мы не можем создать аккаунт; без вашего согласия на чтение FinoAI не может создавать предложения; без данных для счёта и способа оплаты платный тариф невозможен.

15. Ваши права

По GDPR у вас есть право:

• получить сведения о данных, которые о вас хранятся (ст. 15),
• исправить неверные данные (ст. 16),
• удалить данные (ст. 17) и ограничить обработку (ст. 18),
• перенести данные (ст. 20),
• отозвать данное согласие на будущее (ст. 7 абз. 3),
• подать жалобу в надзорный орган (ст. 77), в частности в государстве-члене, где вы живёте, работаете или где произошло предполагаемое нарушение. Для нас компетентен Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, Германия.

Чтобы воспользоваться правами, достаточно написать на адрес из раздела 1. Многое можно сделать самому: изменить сведения в аккаунте, отозвать согласие на чтение, удалить данные и аккаунт (всё в настройках FinoAI).

Права людей, чьи данные есть в ваших документах и платежах, обращены к вам как к ответственному. Мы помогаем вам отвечать на такие обращения по правилам договора об обработке данных.

16. Данные третьих лиц в документах

В документах и платежах есть имена, адреса и банковские реквизиты поставщиков, клиентов, плательщиков, а иногда и сотрудников. За эти данные отвечаете вы; мы обрабатываем их по вашему поручению по договору об обработке данных. Проверьте, пожалуйста, должны ли вы сообщить деловым партнёрам и сотрудникам об использовании FinoAI (ст. 13, 14 GDPR).

Особые категории персональных данных (ст. 9 GDPR), например сведения о здоровье, не являются предметом FinoAI. Пожалуйста, не давайте FinoAI читать зарплатные документы и документы, из которых видны такие сведения.

17. Безопасность

Все соединения между вашим устройством, нашими страницами, сервером FinoAI и названными получателями зашифрованы. Пароли, коды и ключи доступа мы храним только в виде контрольных значений. Данные аккаунта зашифрованы при хранении. Каждая проводка требует вашего подтверждения и записывается со временем. Подробности есть в приложении 1 договора об обработке данных.

18. Chrome Web Store

FinoAI использует данные, которые читает расширение, только для задачи, описанной в этой политике. Это соответствует Chrome Web Store User Data Policy, включая требования Limited Use: данные не продаются, не используются для рекламы и оценки кредитоспособности и передаются только получателям из раздела 11 и только в объёме, нужном для задачи. Люди содержимое не читают, кроме случаев, когда вы прямо просите нас помочь с определённым документом либо когда это необходимо для пресечения злоупотреблений или исполнения обязанностей по закону.

19. Изменения

Мы обновляем эту политику, когда меняются FinoAI, используемые сервисы или законодательство. О существенных изменениях мы сообщаем по почте или на странице FinoAI. Действует версия, опубликованная по адресу finoai.de/datenschutz. Юридическую силу имеет немецкая версия; версии на других языках служат для понимания.

1. Відповідальний за обробку і контакт

Відповідальним за описану тут обробку в розумінні Загального регламенту про захист даних (GDPR) є постачальник FinoAI:

Запити про захист даних надсилайте на вказану вище адресу з темою «Захист даних».

2. Огляд і ролі

FinoAI це розширення для програм Chrome та Edge із сайтом, що до нього належить (сторінка FinoAI, app.finoai.de). FinoAI читає у вашому Lexware Office документи й банківські платежі, пропонує прив’язку, категорію та ставку ПДВ і проводить у Lexware Office те, що ви підтвердили. FinoAI не є продуктом Haufe-Lexware GmbH & Co. KG.

В обробці персональних даних є дві області:

• Наша власна відповідальність. За дані вашого акаунта, розрахунків, входу та відвідування наших сайтів відповідаємо ми. Цю обробку описує ця політика.
• Обробка за дорученням. Зміст ваших документів і банківських платежів ми обробляємо за вашим дорученням. Відповідальним за ці дані є ви. Підставою є договір про обробку даних за ст. 28 GDPR. Розділи 6, 7 і 16 описують цю обробку для вашого відома.

FinoAI призначений для підприємців. Споживачам і неповнолітнім FinoAI не пропонується.

3. Відвідування сайтів

Під час відкриття finoai.de, app.finoai.de та auth.finoai.de обробляються технічно потрібні дані доступу: IP-адреса, час, запитана адреса, обсяг переданих даних, позначення використаної програми та операційної системи, а також раніше відвідана сторінка, якщо ваша програма її передає.

Мета: показ сторінок, стабільна й безпечна робота, захист від атак.

Правова підстава: ст. 6 абз. 1 літера f GDPR. Наш законний інтерес полягає в безпечній і безперебійній роботі.

Отримувач: сторінки доставляються через мережу Cloudflare, Inc. (розділ 11). Cloudflare обробляє дані доступу за нашим дорученням.

Засобів аналізу поведінки відвідувачів і реклами в нас немає. Сторінки не підвантажують вміст зі сторонніх серверів. Шрифти та зображення ми віддаємо самі.

4. Cookie і зберігання на пристрої

Ми зберігаємо й читаємо на вашому пристрої лише те, що суворо потрібне для замовленої вами послуги (§ 25 абз. 2 № 2 закону Німеччини TDDDG). Згода для цього не потрібна, тому вікна про cookie ми не показуємо.

5. Реєстрація, вхід і акаунт

5.1 Реєстрація за адресою пошти й паролем

Для реєстрації ми обробляємо вашу адресу пошти та обраний вами пароль. Пароль ми зберігаємо лише як контрольне значення, створене призначеним для цього методом; у відкритому вигляді його в нас немає. Щоб підтвердити адресу, ми надсилаємо вам код із шести цифр. Він діє десять хвилин і зберігається лише як контрольне значення. Те саме стосується коду, з яким ви задаєте новий пароль.

5.2 Вхід через Google або Apple

Під час входу через Google (Google Ireland Limited) або Apple (Apple Distribution International Limited) цей сервіс підтверджує нам вашу особу. Ми отримуємо і зберігаємо вашу адресу пошти, ім’я та ідентифікатор цього акаунта. Зображення профілю та ключі доступу цих сервісів ми не зберігаємо. Сервіс дізнається, що ви входите у FinoAI. Для обробки в Google та Apple діють їхні правила захисту даних.

5.3 Перевірка адреси пошти

Під час реєстрації ми перевіряємо, чи приймає домен вашої адреси листи. Для цього до служби імен Cloudflare йде лише ім’я домену. Адреси сервісів тимчасової пошти ми не приймаємо; для цього домен звіряється зі списком, який зберігається в нас.

5.4 Сесія

Після входу ми встановлюємо cookie з розділу 4. Разом із сесією ми зберігаємо IP-адресу і позначення використаної програми, щоб ви і ми могли помітити чужий вхід.

5.5 Відомості в акаунті

В акаунті ми зберігаємо: мову; час і версію вашої згоди з умовами використання; ваші відомості про бізнес (сфера, правова форма, статус щодо ПДВ, працівники, автомобіль); тариф, початок пробного періоду та кількість проведених документів (без вмісту); дані для рахунку (назва фірми, адреса, пошта для рахунків, номер платника ПДВ, податковий номер); відмову від підписки з указаною вами причиною.

Мета: створення і ведення акаунта, надання послуг за договором, розрахунки.

Правова підстава: ст. 6 абз. 1 літера b GDPR (договір і дії до його укладення); для перевірки адреси та даних сесії ст. 6 абз. 1 літера f GDPR (захист від зловживань).

Місце: дані акаунта лежать у базі даних Cloudflare зі зберіганням у Європейському Союзі.

6. Використання FinoAI

6.1 У розширенні, на вашому пристрої

• налаштування, мова і ваші відомості про бізнес,
• останні пропозиції з прочитаними полями документів і платежів, без зображень документів,
• історія проведень (не довше 90 днів), відкриті позиції зі стартової сторінки Lexware Office і час вашої згоди на читання.

Ці дані залишаються в розширенні. Розширення працює лише на app.lexware.de і приймає команди лише від сторінки FinoAI. Ваш пароль від Lexware Office FinoAI не обробляє: розширення працює у вікні, де ви увійшли самі.

6.2 На сторінці FinoAI

Сторінка FinoAI показує вам пропозиції, історію та акаунт. Документи й платежі сама вона не зберігає і не надсилає; вона отримує їх від розширення на вашому пристрої. Дані акаунта вона отримує і зберігає в нашому сервісі входу (розділ 5).

6.3 На сервері FinoAI, лише після вашої згоди

• документи з розділу «Zu prüfen» як файл або зображення та їхні поля (постачальник, номер, дата, сума, рахунок обліку, ПДВ),
• відкриті банківські платежі (ім’я, призначення, сума, дата) і пропозиції, які Lexware Office показує щодо них,
• назва вашої компанії в Lexware Office і ваші відомості про бізнес,
• ваші рішення щодо пропозицій (підтверджено, змінено, відхилено) і результат кожного проведення.

Мета: створення пропозицій, виконання підтверджених проведень, розбір помилок і точніші пропозиції для вашої компанії на основі ваших попередніх рішень.

Правова підстава: якщо дані стосуються вас самих, ст. 6 абз. 1 літера b GDPR. Дані третіх осіб із документів і платежів ми обробляємо за вашим дорученням (ст. 28 GDPR); правову підставу для них визначаєте ви як відповідальний, зазвичай це ст. 6 абз. 1 літера b, c або f GDPR.

FinoAI читає лише після того, як ви погодилися з цим у FinoAI. Згоду можна будь-коли відкликати в налаштуваннях («Відкликати згоду»). Після цього FinoAI нічого не читає.

Дані однієї компанії ми не використовуємо для пропозицій іншій компанії.

7. Читання документів штучним інтелектом

Для читання документів (розпізнавання тексту, полів і позицій) сервер FinoAI передає документи сервісу штучного інтелекту, постачальник якого перебуває у Сполучених Штатах Америки. У цій частині обробка відбувається за межами Європейського Союзу (розділ 12). Сервіс обробляє документи за нашим дорученням і лише для цієї мети. За своїми договірними умовами він не використовує вміст для розвитку власних методів.

FinoAI не ухвалює рішень, які мають для вас юридичні наслідки або істотно зачіпають вас подібним чином (ст. 22 GDPR). Пропозиція стає проведенням лише після вашого підтвердження. Профілювання немає.

8. Оплата і розрахунки

Платні тарифи ми розраховуємо через платіжний сервіс Stripe (Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Ірландія). До Stripe йдуть ваша адреса пошти, дані для рахунку, обраний тариф і кількість документів до оплати. Дані способу оплати ви вводите прямо у Stripe; у нас їх немає. Від Stripe ми отримуємо підтвердження оплати, стан підписки та рахунки.

Мета: проведення оплати, виставлення рахунків, виконання обов’язків зберігання за торговим і податковим правом.

Правова підстава: ст. 6 абз. 1 літера b GDPR; для зберігання ст. 6 абз. 1 літера c GDPR разом із § 147 AO і § 257 HGB.

Stripe обробляє дані частково за нашим дорученням, частково під власну відповідальність, наприклад для виконання власних обов’язків за законом і для запобігання шахрайству. Для цього діють правила захисту даних Stripe.

9. Листи і звернення

Ми надсилаємо вам листи, потрібні за договором: код для підтвердження адреси, код для нового пароля та повідомлення про договір, розрахунки й істотні зміни. Реклами поштою без вашої окремої згоди ми не надсилаємо. Правова підстава: ст. 6 абз. 1 літера b GDPR.

Коли ви звертаєтеся до нас, ми обробляємо ваші відомості, щоб відповісти (ст. 6 абз. 1 літера b або f GDPR). Якщо ви пишете через месенджер третьої сторони, для передання діють його правила.

10. Захист від зловживань

Ми обмежуємо кількість спроб реєстрації, входу та надсилання кодів. Для цього до 24 годин зберігаються створені з ключем контрольні значення IP-адреси та адреси пошти. Після видалення акаунта дванадцять місяців зберігається контрольне значення адреси пошти з кількістю використаних пробних документів, щоб безплатним пробним періодом не можна було скористатися кілька разів.

Правова підстава: ст. 6 абз. 1 літера f GDPR. Наш законний інтерес полягає в безпеці акаунтів і захисті від зловживань.

11. Отримувачі

Крім цього, ми передаємо дані лише тоді, коли зобов’язані за законом (наприклад, податковим органам, судам або органам кримінального переслідування) або коли це потрібно для захисту наших вимог (наприклад, адвокатам, податковим консультантам та аудиторам, зобов’язаним зберігати таємницю).

Дані ми не продаємо і не передаємо для реклами.

12. Передання в треті країни

Частина отримувачів із розділу 11 перебуває у Сполучених Штатах Америки або залучає там пов’язані компанії. Передання ґрунтується на рішенні Європейської комісії від 10 липня 2023 року про адекватність за рамковою угодою про захист даних між ЄС і США (ст. 45 GDPR), якщо отримувач сертифікований за нею, а в інших випадках на стандартних договірних умовах Європейської комісії (ст. 46 абз. 2 літера c GDPR, виконавче рішення (ЄС) 2021/914). Копію погоджених гарантій можна отримати на запит.

13. Строки зберігання і видалення

Проведення, зроблені в Lexware Office, і документи, що там зберігаються, є даними у вашому Lexware Office. На строк їх зберігання ми не впливаємо.

14. Чи зобов’язані ви надавати дані

Ні закон, ні договір не зобов’язують вас надавати дані. Без адреси пошти й пароля або входу через Google чи Apple ми не можемо створити акаунт; без вашої згоди на читання FinoAI не може створювати пропозиції; без даних для рахунку і способу оплати платний тариф неможливий.

15. Ваші права

За GDPR ви маєте право:

• отримати відомості про дані, які про вас зберігаються (ст. 15),
• виправити неправильні дані (ст. 16),
• видалити дані (ст. 17) та обмежити обробку (ст. 18),
• перенести дані (ст. 20),
• відкликати надану згоду на майбутнє (ст. 7 абз. 3),
• подати скаргу до наглядового органу (ст. 77), зокрема в державі-члені, де ви живете, працюєте або де сталося ймовірне порушення. Для нас компетентним є Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, Німеччина.

Щоб скористатися правами, досить написати на адресу з розділу 1. Багато чого можна зробити самому: змінити відомості в акаунті, відкликати згоду на читання, видалити дані та акаунт (усе в налаштуваннях FinoAI).

Права людей, чиї дані є у ваших документах і платежах, звернені до вас як до відповідального. Ми допомагаємо вам відповідати на такі звернення за правилами договору про обробку даних.

16. Дані третіх осіб у документах

У документах і платежах є імена, адреси та банківські реквізити постачальників, клієнтів, платників, а інколи й працівників. За ці дані відповідаєте ви; ми обробляємо їх за вашим дорученням за договором про обробку даних. Перевірте, будь ласка, чи маєте ви повідомити ділових партнерів і працівників про використання FinoAI (ст. 13, 14 GDPR).

Особливі категорії персональних даних (ст. 9 GDPR), наприклад відомості про здоров’я, не є предметом FinoAI. Будь ласка, не давайте FinoAI читати зарплатні документи і документи, з яких видно такі відомості.

17. Безпека

Усі з’єднання між вашим пристроєм, нашими сторінками, сервером FinoAI та названими отримувачами зашифровані. Паролі, коди та ключі доступу ми зберігаємо лише як контрольні значення. Дані акаунта зашифровані під час зберігання. Кожне проведення потребує вашого підтвердження і записується з часом. Подробиці є в додатку 1 договору про обробку даних.

18. Chrome Web Store

FinoAI використовує дані, які читає розширення, лише для завдання, описаного в цій політиці. Це відповідає Chrome Web Store User Data Policy, включно з вимогами Limited Use: дані не продаються, не використовуються для реклами та оцінки кредитоспроможності й передаються лише отримувачам із розділу 11 і лише в обсязі, потрібному для завдання. Люди вміст не читають, крім випадків, коли ви прямо просите нас допомогти з певним документом або коли це потрібно для припинення зловживань чи виконання обов’язків за законом.

19. Зміни

Ми оновлюємо цю політику, коли змінюються FinoAI, використані сервіси або законодавство. Про істотні зміни ми повідомляємо поштою або на сторінці FinoAI. Діє версія, опублікована за адресою finoai.de/datenschutz. Юридичну силу має німецька версія; версії іншими мовами слугують для розуміння.